Satışı gerçekleştirilecek ürünlerin düzenli periyotlarla takip edilmesi ve hangi malzemeden ne kadar kaldığının kontrol edilmesine stok kontrolü denir. Üretim aşamasından satışa kadar olan süreçte gerekli aksiyonların alınabilmesi ve hizmette herhangi bir aksaklığın yaşanmaması adına stokların düzenli olarak kontrolü önemli bir işlemdir. Firmaların stok kontrolü yöntemlerinden yararlanarak az ya da fazla olan ürünlerini tespit etmeleri ve buna uygun olacak şekilde hareket etmeleri mümkündür.

İşlem, pek çok strateji ve yöntem kullanılarak yapılır. İşletmeler verdikleri hizmete olan müşteri taleplerini tahmin eder ve bu tahminlere göre stok seviyelerini belirlerler. Tedarik zincirinin optimize edilmesi ve tedarikçi ilişkilerini güçlendirmek için düzenli olarak stok seviyeleri izlenir. Stok devir hızı ve depolama koşulları da dikkate alındıktan sonra hangi üründen ne kadar olduğu ve olması gerektiği hakkında net kararlar alınabilir. Özetle “stok kontrolü nedir?” sorusuna bu şekilde yanıt vermek mümkündür.

Stok Kontrolünün Amacı Nedir?

Firmaların kontrol yöntemlerinden yararlanmalarının temel amacı sahip oldukları malzeme, ürün veya hizmet stoklarını etkili bir şekilde yönetmelerini sağlamaktır. Süreç içerisinde stok kontrolü, firmaların mevcut enerjilerini doğru bir şekilde kullanmalarına, maliyetleri en az seviyeye indirmelerine ve süreçten alınan verimi artırmalarına olanak tanır. Bu işlem talep tahminleri, tedarik zinciri yönetimi ve depo operasyonları gibi stratejileri de içerir. Dolayısıyla müşterilerin beklentilerine kısa süre içinde geri dönüş gerçekleştirmek mümkün hale gelir.

Firmalar, stok planlaması ve kontrolü sayesinde hem memnuniyeti artırır hem de potansiyel müşterilere ulaşma imkanına sahip olur. Nakit akışını yönetmek, aşırı depolama maliyetlerini önlemek ve sipariş süreçlerini hızlandırmak da stokların kontrolünün amaçları arasında yer alır. Özellikle rekabet oranı yüksek olan işletmeler, stok kontrolü sayesinde rakiplerinden bir adım öne çıkarlar.

Stok Kontrolünün Avantajları

Stokların düzenli bir şekilde kontrolü, başlı başına pek çok avantajı beraberinde getirir. Firmaların aktif olarak yararlanabileceği stok kontrolünün avantajlarının şu şekilde sıralanması mümkündür:

Profesyonel bir şekilde yapılan kontroller, işletmelerin maliyetlerini etkili bir şekilde yönetmelerine olanak tanır.
Optimum stok oranının belirlenmesini sağlar ve yüksek maliyetleri önlemeye yardımcı olur. Fazla sayıda stok yapılmaması ise depolama için harcanacak tutarların azalmasını sağlar.
Söz konusu işlemler sayesinde müşterilerden gelen talepler daha kolay takip edilebilir. Hangi üründen ne kadar kaldığı, nasıl gönderilebileceği gibi pek çok bilgi bu sayede elde edilir.
Müşteri memnuniyetini artırmak için de gereklidir. Doğru stok bilgisi, müşteri taleplerine hem hızlı hem de profesyonel bir şekilde cevap verilmesini sağlar. Bu özellik ise müşteri sadakatini artırır.

Tüm bu avantajların yanı sıra nakit akışını düzenleyerek işletmenin likidite pozisyonunu korumasına ve finansal riskleri minimize etmesine de yardım eder. Genel bir deyişle stokların düzenli olarak kontrolünün firmalara pek çok avantaj sunduğundan söz edilmesi mümkündür. Hem rekabetin hem de müşteri memnuniyetinin önemli olduğu bir sektörde faaliyet gerçekleştiriyorsanız sizler de stok kontrolünden yardım alarak profesyonel bir şekilde çalışabilirsiniz.

Stok Kontrolü Yöntemleri

Kontrol yöntemleri; işletmelerin malzeme, ürün ve hizmet stoklarını etkili bir şekilde yönetebilmelerini sağlar. Aktif olarak kullanılan stok kontrol yöntemleri arasında:

Gözle kontrol
Sabit satış periyodu
Çift kutu yöntemi
Sabit satış miktarı
Yazılımsal stok kontrol yöntemleri
ABC stok kontrol yöntemi yer alır.

Yukarıda yer alan yöntemlerin her biri kontrollü bir şekilde faaliyet gerçekleştirmek adına son derece önemli görülür. Depolama maliyetlerini azaltır ve stok devir hızını artırır. Bu sayede işletmeler, sipariş maliyetleri ile stok tutma maliyetleri arasında denge sağlarlar. Sizler de e-irsaliyeye geçiş zorunluluğu bulunan firmanız için DİA’nın sunduğu stok ve depo takip yöntemlerinden yararlanarak stoklarınızı etkili bir şekilde yönetebilir, maliyetleri azaltabilir ve müşteri taleplerine hızlı bir şekilde cevap yanıt verebilirsiniz.

İlginizi Çekebilir: E-İrsaliye Sisteminde Sık Karşılaşılan Sorunlar ve Çözümleri

1. Gözle Kontrol Yöntemi

Gözle kontrol yöntemi, stok miktarını manuel olarak gözlemlemeyi ve fiziksel olarak sayım yapmayı içerir. Bu geleneksel yöntem, firmaların deposunda yer alan malzeme, ürün veya hizmetleri periyodik aralıklarla personel aracılığıyla sayarak belirlemesiyle gerçekleştir. Personel, elle sayım gerçekleştirir ve mevcut stok miktarını belirler. Elde edilen veri geleneksel yöntemlerle kaydedilir ve güncellenir. Gözle kontrol yöntemi, küçük ölçekli işletmeler ve belirli ürün grupları için sürdürülebilir olsa da büyük işletmeler için uygun olmayabilir. Bu yöntem fazla zaman alması sebebiyle de büyük ölçekli firmalar tarafından sıklıkla tercih edilmeyebilir. Maliyetli ve hata riskine açık olduğu düşünülebilir.

2. Sabit Sipariş Periyodu Yöntemi

Sabit sipariş periyodu yöntemi, işletmelerin kendi belirlemiş oldukları aralıklarla sabit miktarlarda sipariş vererek stoklarının istenen seviyede kalmasını sağladığı yöntemdir. Bu yöntemde haftalık veya aylık olarak sunulan hizmete yönelik sabit bir sipariş vermeyi içerir. Sipariş miktarı, işletmenin belirlediği ortalama bir rakamdır. Ayrıca söz konusu yöntem, tamamen talep tahminlerine dayanır ve işletmenin yüksek harcamalar yapmadan depolama gerçekleştirmesini sağlar.

3. Çift Kutu Yöntemi

Çift kutu yöntemi, işletmelerin stok kontrolünde kullandıkları bir diğer stratejidir. Bu yöntem, iki ayrı stok kutusu veya depoyu içinde bulundurur. Birinci kutu, operasyonel stokları temsil eder ve günlük işleyiş için faaliyet gerçekleştirir. İkinci kutu ise emniyet stokları için ayrılır ve beklenmedik talep veya tedarik olması halinde kısa sürede talebi karşılamaya yardımcı olur. Çift kutu yöntemi, işletmelere stokların günlük operasyonları sırasında kesintisiz olmasını sağlar ve ani talep artışlarına karşı korumaya geçmeye de yardımcı olur. Hem riski azaltması hem de operasyonel olarak esneklik sağlaması sebebiyle son derece avantajlıdır.

4. Sabit Sipariş Miktarı

Sabit sipariş miktarı, firmaların satışını gerçekleştirdiği ürün veya malzeme için her siparişte aynı miktarı ek olarak sipariş ettiği bir stok kontrolü stratejisidir. İlgili yöntemi kullanan firmalar, belirli bir ürün için kendilerine özel sipariş miktarını belirler ve stoklarının belirlenen seviyenin altına düşmesini engeller. Sabit sipariş miktarı firmadan firmaya değişim gösterebilir. Bu durumun en büyük nedeni ise firmalara gösterilen ilginin farklı olmasıdır. Müşteri sayısı fazla olan ve sürekli satış gerçekleştiren işletmelerin sabit sipariş miktarı daha fazla olabilir.

5. Yazılımsal Stok Kontrol Yöntemleri

Yazılımsal stok kontrol yöntemleri ise firmaların depolanan ürünlerini optimize etmek için bilgisayar tabanlı yazılımlardan yararlanmalarını içerir. Otomatik veri kaydı, analiz ve stok takibi özellikleri sundukları için tüm süreç daha kolay bir şekilde ilerler. Barkod ve RFID gibi teknolojilerle entegre olan yazılımlar, depolarda gerçekleştirilen operasyonları hızlandırır ve meydana gelebilecek hataların minimum seviyeye indirgenmesini sağlar.

Talep tahminleri ve stok seviyelerini otomatik olarak belirleyebilmek ise stok kontrolü için harcanacak zamanın önüne geçmesine yardımcı olur. ERP yazılımı buna örnek olarak verilebilir. E-irsaliye zorunluluğu bulunan firmalardan birine sahipseniz yazılımsal stok kontrol yöntemlerinden olan DİA’nın sunduğu ERP hizmetlerinden yararlanarak faaliyetlerinizi hızlandırabilirsiniz.

6. ABC Stok Kontrol Yönetimi

ABC ile ilk kez karşılaşanların aklında ‘ABC analizi ne işe yarar?’ sorusu oluşabilir. Bu yöntem de diğerleri ile benzerlik gösterir. ABC analizi, ürünlerin önem ve talep sırasına göre sınıflandırılmasını içerir. A grubunda yer alan ürünler yüksek değere, X grubunda bulunanlar ise daha düşük talebe sahiptir. Bu sayede hangi ürünlerin daha değerli olduğu ve talep edildiği kısa süre içinde belirlenebilir. Sınıflandırma yöntemi, depolanması gereken ürünün odak noktası haline gelmesini sağladığı için son derece avantajlı görülür. Pek çok firma tarafından aktif olarak kullanılır.

Önceki yazımıza https://www.eirsaliyezorunlulugu.com/tedarik-zinciri-nedir-nasil-optimize-edilir/ linkinden ulaşabilirsiniz.