Günümüz işletmeleri için etkin stok takibi ve irsaliye takibi yapmak, başarılı bir yönetimin yanı sıra müşteri memnuniyeti açısından gereklidir. Peki stok ve irsaliye takibi nedir? Stok takibi, ürünlerin hem giriş hem de çıkışlarının düzenli olarak kaydedilmesi ve kontrol altında tutulması sürecidir. İrsaliye takibi ise mal sevkiyatlarında kullanılan belgelerin kayıt altına alınmasıdır. Her iki sürecin de doğru ve güvenilir bir şekilde yönetilmesi, işletmenin verimliliğini artırırken, maliyetleri en aza indirmeye de yardımcı olur. Bu yazımızda irsaliye ve stok takibi yapmanın öneminden, yöntemlerinden ve sağladığı avantajlardan bahsedeceğiz.
Stok Takibi Nedir, Neden Önemlidir?
İşletmelerin ellerinde bulunan malzeme, ürün veya hizmetlerin türünü, miktarını ve ne kadar olduğunu kaydederek yönetme işlemine stok takibi denir. Stok yönetimi, tedarik zinciri ve lojistik yönetimi süreçlerinin en temel parçasıdır. Amacı ise işletmelerin stoklarındaki her ürünü anlık olarak izleyerek depolama, üretim ve satış süreçlerinin sorunsuz ilerleyebilmesini sağlamaktır.
- Gereksiz Stok Birikimini Önleme: Doğru stok yönetimi, gereksiz stok birikimini engelleyerek sermayenin stoklara bağlanmasını önler.
- Tedarik Zinciri Kontrolü: Tedarik zinciri üzerinde kontrol sağlayarak malzeme temini ve üretim süreçlerinin kesintisiz ilerlemesine yardımcı olur.
- Müşteri Memnuniyetinin Artırılması: Doğru stok yönetimi, müşteri taleplerine hızlı ve etkili bir şekilde yanıt verilmesini sağlar, bu da müşteri memnuniyetini artırır.
- Maliyet Optimizasyonu: Düzenli bir şekilde stokların takibi, depolama ve raf alanı gibi masrafları azaltarak işletmelerin maliyetlerini optimize eder.
- Karlılığın Artırılması: Az satılan, satılmayan veya değer kaybeden ürünlerin stoklardan azaltılmasıyla karlılık artırılabilir.
- Rekabet Avantajı: Doğru stok ve depo takibi programları kullanmak, işletmelere rekabet avantajı sağlar.
Yukarıdaki avantajları göz önüne alındığında stokların takibinin yapılmasının önemi ortaya çıkmaktadır. Bu nedenle rekabet avantajı elde etmek, maliyetleri en aza indirmek ve müşteri memnuniyetini artırmak isteyen işletmeler doğru takip programlarını tercih etmeliler. E-İrsaliye Zorunluluğu olarak Türkiye’nin en gelişmiş bulut ERP yazılımı olarak işletmelere, doğru bir şekilde stok yönetimi yapabilmenin çözümünü sunuyoruz ve başarıya giden yolculuklarında önemli bir adım atmalarını sağlıyoruz.
Stok Takibi Nasıl Yapılır?
Stok yönetimi üzerine oldukça merak edilen ve araştırılan konulardan birisi de “Stok takibi nasıl yapılır? sorusudur. Bu sorunun yanıtları aşağıdaki önemli maddelerden oluşur:
- Düzenli Ürün Sayımı: Stoktaki ürün miktarını düzenli olarak kontrol edin. Bu, hem eksiklikleri belirlemenize hem de fazla stok sorununu önlemenize yardımcı olur.
- Son Kullanma Tarihlerini İzleme: Özellikle gıda ve sağlık ürünleri söz konusu olduğunda, son kullanma tarihlerini takip etmek gereklidir.
- Eksik Ürün Tanımlama ve Sipariş Listeleri: Stoktaki eksik ürünleri belirleyip buna göre sipariş listeleri oluşturabilirsiniz. Bu, sipariş süreçlerini optimize etmenize yardımcı olur.
- Teslim Tarihlerinin Belirlenmesi: Tedarikçiden gelen siparişlerin teslim tarihlerini belirleyerek stok akışınızı düzenleyin.
- Ürün Kontrolleri ve Hasar Tespiti: Ürün teslimatları sırasında ürünlerin durumunu kontrol edin ve hasar tespiti yapabilirsiniz.
- Stok Yerleşim Planlaması: Ürünlerin stoklara yerleştirilmesi öncesinde, etkili bir yerleşim planı yapabilirsiniz. Bu, depolama alanınızı en iyi şekilde kullanmanıza yardımcı olur.
- E-Fatura ve E-İrsaliye Kullanımı: İrsaliyeli fatura ve irsaliyesiz faturaların yanı sıra e-fatura ve e-irsaliye gibi resmi evrakları eksiksiz bir şekilde saklayabilirsiniz. Bu, hem yasal uyumluluğu sağlar hem de finansal kayıtlarınızı düzenli tutar.
- İade Takibi: Müşteri ve tedarikçi iadelerini etkin bir şekilde takip edebilirsiniz. Bu, stok doğruluğunu korumanıza yardımcı olur.
Yukarıda yer alan adımlar, stok yönetiminizi optimize ederek işletmenizin verimliliğini ve kârlılığını artıracaktır. Her adım, stok yönetiminin önemli bir parçasıdır ve dikkatli bir şekilde uygulanmalıdır.
Manuel Stok Takibi
Manuel stok takibi, esas olarak geleneksel yöntemlerle gerçekleştirilen bir süreçtir. Bu yöntem, stok hareketlerinin elle kaydedilmesini içerir ve genellikle defterler veya basit tablolar kullanılarak yapılır. Özellikle küçük ölçekli işletmelerde ve stok çeşitliliğinin sınırlı olduğu durumlarda manuel bir şekilde stokların girilmesi tercih edilir. Manuel takibin en belirgin avantajı, ekonomik olması ve karmaşık teknolojik sistemlere ihtiyaç duymamasıdır. Ancak bu yöntemin dezavantajları da göz ardı edilemez. Manuel takipler, zaman alıcı bir süreçtir ve insan hatası riskini barındırır. Süreçte stok verilerinin güncel ve doğru tutulması konusunda zorluklar yaşanabilir. Bu nedenle hata oranını azaltmak ve verimliliği artırmak isteyen işletmeler için otomatik stok takip sistemlerine geçiş önerilmektedir. Manuel yöntemler, basit ve düşük maliyetli olmalarına rağmen, büyüyen işletmelerin ihtiyaçlarını karşılamada yetersiz kalabilir ve veri analizi konusunda sınırlı imkanlar sunar.
Otomatik Stok Takibi
Otomatik stok takibi, DİA’nın sunmuş olduğu depo stok takibi gibi teknolojilerin kullanıldığı, teknoloji tabanlı sistemlerin aktif rol oynadığı yöntemdir. Barkod okuyucular, stok yönetimi yazılımı ve diğer otomasyon araçlarından faydalanarak stok hareketleri anlık olarak kaydedilir ve veriler otomatik olarak güncellenir. Bu yöntem; işletmelere, verimli, hatasız ve zaman tasarruflu bir çözüm sunar.
Stok Takibini Kim Yapar?
Her ölçekten işletmenin yapması gereken stok takibi önemli bir süreçtir. İşletmelerde bunu genellikle stok ve depo sorumluları yaparlar. Bu sorumlular tedarik zinciriyle koordine olarak çalışır ve özellikle de satın alma departmanıyla sürekli iletişim halindedir. Stokların takibini yaparken teknolojiden faydalanmak oldukça önemlidir. Bu yüzden doğru ERP programı tercih edilmelidir. Depo ve stok yönetimi yazılımı tercihi yaparken işletmelerin ihtiyaçlarını ve ölçeğini göz önünde bulundurması çok önemlidir.
DİA Yazılım olarak Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) özel entegratörüyüz ve e-irsaliye zorunluluğu ya da e-fatura zorunluluğu olan işletmeler tarafından yoğun olarak tercih edilmekteyiz. Ancak sadece e-irsaliyeye geçiş zorunluluğu olan işletmeler değil, stok ve depo yönetimini bulut teknolojisi farkıyla yapmak isteyen işletmeler de bizimle iletişime geçebilir. DİA olarak modüler bir yapıya sahibiz ve her ölçekten işletmenin stok ve depo yönetimini yapabileceği çözümler sunuyoruz. Stokların kolay bir şekilde takip edilmesine yönelik sunmuş olduğumuz çözümler hakkında daha fazla bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
Önceki yazımıza https://www.eirsaliyezorunlulugu.com/irsaliyeli-fatura-nedir-ne-ise-yarar/ linkinden ulaşabilirsiniz.
