Günümüz işletmeleri için etkin stok takibi ve irsaliye takibi yapmak, başarılı bir yönetim ve müşteri memnuniyeti açısından hayati öneme sahiptir. Stok takibi, ürünlerin giriş ve çıkışlarının düzenli olarak kaydedilmesi ve kontrol altında tutulması sürecidir. İrsaliye takibi ise mal sevkiyatlarında kullanılan belgelerin kayıt altına alınmasıdır.
Her iki sürecin de doğru ve güvenilir bir şekilde yönetilmesi, işletmenin verimliliğini artırırken, maliyetleri en aza indirmeye de yardımcı olur. Bu yazımızda stok ve irsaliye takibi yapmanın öneminden, yöntemlerinden ve sağladığı avantajlardan bahsedeceğiz.
Stok Takibi Nedir, Neden Önemlidir?
Stok takip süreci, işletmelerin sahip oldukları malzemeleri, ürünleri veya hizmetleri ne kadar, hangi türde ve hangi miktarlarda ellerinde bulundurduklarını kayıt altına alma ve yönetme süreci olarak tanımlanabilir. Stok yönetimi, tedarik zinciri ve lojistik yönetimi süreçlerinin en temel parçasıdır. Amacı ise, işletmelerin stoklarındaki her ürünü anlık olarak izleyerek, depolama, üretim ve satış süreçlerinin sorunsuz ilerleyebilmesini sağlamaktır.
Depo stok takibi, işletmeler için birçok açıdan öneme sahiptir. Öncelikle doğru stok takibi yapmak, gereksiz stok birikimini engeller ve gereksiz yere stoklara sermaye bağlanmasının önüne geçer. Aynı zamanda tedarik zinciri üzerinde kontrol sağlayarak, malzeme temini ve üretim gibi süreçlerin kesintisiz şekilde ilerlemesine yardımcı olur. Bunu yapmanın müşteri memnuniyeti üzerinde de güçlü bir etkisi vardır. Çünkü doğru stok yönetimi, müşteri taleplerine hızlı ve etkili bir şekilde yanıt verme imkanı sağlar.
Öte yandan, stokların düzenli takibi işletmelerin maliyetlerini optimize etme konusunda da kritik role sahiptir. Elinde fazla stok bulunduran bir işletme, depolama ve raf alanı gibi masraflarla fazlasıyla karşı karşıya kalabilir. Fakat, stoklarının takibini yapan bir işletme, az satılan, satılmayan veya zamanla değer kaybeden ürünleri stoklarından azaltmak gibi önlemler alabilir. Böylece karlılık da artırılabilir.
Rekabet avantajı elde etmek, maliyetleri en aza indirmek ve müşteri memnuniyetini artırmak isteyen işletmeler doğru depo ve stok takibi programlarını tercih etmeliler. Biz Türkiye’nin en gelişmiş bulut ERP yazılımı olarak işletmelere, doğru stok takibi yapabilmenin çözümünü sunuyoruz ve başarıya giden yolculuklarında önemli bir adım atmalarını sağlıyoruz.
Stok Takibi Nasıl Yapılır?
Stok yönetimi üzerine oldukça merak edilen ve araştırılan konulardan birisi de, stok takibinin nasıl yapılması gerektiğidir. Peki, stok takibi nasıl yapılır? Bu sorunun yanıtları aşağıdaki önemli maddelerden oluşur:
- Düzenli ürün sayımı yapmak.
- Mevcut ürünlerin son kullanım tarihlerini takip etmek.
- Eksik ürün tanımlamaları yaparak, sipariş listeleri oluşturmak.
- Tedarikçiye verilen siparişin teslim tarihini belirlemek.
- Ürün teslimi esnasında ürünlerin kontrollerini sağlamak ve varsa hasar tespiti yapmak.
- Ürünlerin stoklara yerleştirilmesiyle ilgili herhangi bir problem yaşamamak için önceden yerleşim planı yapmak.
- E-fatura ve e-irsaliye gibi resmi evrakları eksiksiz saklamak.
- Müşteri ya da tedarikçi iadelerini sorunsuz şekilde takip etmek.
Stok takibi kendi içerisinde manuel ve otomatik olmak üzere ikiye ayrılır.
Manuel Stok Takibi
Manuel stok takibi, geleneksel yöntemler kullanılarak yapılır. Bu yöntemde, stok giriş ve çıkışlarında defterler ya da tablolar kullanılır. Elle kayıt yapmak öne çıktığı için genellikle küçük ölçekli işletmelerde ve özellikle de stok çeşidi az olan yerlerde tercih edilir. Fakat, zaman alıcı olması, hata yapma riskinin yüksekliği ve verilerin güncelliğinin korunmasının zorluğu nedeniyle tavsiye edilmemektedir.
Otomatik Stok Takibi
Otomatik stok takibi, DİA’nın sunmuş olduğu stok ve depo yönetimi gibi teknolojilerin kullanıldığı, teknoloji tabanlı sistemlerin aktif rol oynadığı yöntemdir. Barkod okuyucular, stok yönetimi yazılımı ve diğer otomasyon araçlarından faydalanarak, stok hareketleri anlık olarak kaydedilir ve veriler otomatik olarak güncellenir. Otomatik stok takibi işletmelere, verimli, hatasız ve zaman tasarruflu bir çözüm sunar.
Stok Takibini Kim Yapar?
Stok takibi her ölçekten işletmenin yapması gereken önemli bir süreçtir. İşletmelerde bunu genellikle stok ve depo sorumluları yaparlar. Bu sorumlular tedarik zinciriyle koordine olarak çalışır ve özellikle de satın alma departmanıyla sürekli iletişim halindedir.
Stokların takibini yaparken teknolojiden faydalanmak oldukça önemlidir. Bu yüzden doğru ERP programı tercih edilmelidir. Depo ve stok yönetimi yazılımı tercihi yaparken işletmelerin ihtiyaçlarını ve ölçeğini göz önünde bulundurması çok önemlidir.
Biz DİA Yazılım olarak Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) özel entegratörüyüz ve e-irsaliye zorunluluğu ya da e-fatura zorunluluğu olan işletmeler tarafından yoğun olarak tercih edilmekteyiz. Ancak sadece e-irsaliyeye geçiş zorunluluğu olan işletmeler değil, stok ve depo yönetimini bulut teknolojisi farkıyla yapmak isteyen işletmeler de bizimle iletişime geçebilir. DİA olarak modüler bir yapıya sahibiz ve her ölçekten işletmenin stok ve depo yönetimini yapabileceği çözümler sunuyoruz. Stokların kolay bir şekilde takip edilmesine yönelik sunmuş olduğumuz çözümler hakkında daha fazla bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
Önceki yazımıza https://www.eirsaliyezorunlulugu.com/irsaliyeli-fatura-nedir-ne-ise-yarar/ linkinden ulaşabilirsiniz.
