E-İrsaliye, günümüz teknolojisinde hem alıcı hem de satıcı firmaların bir mal alış ve satışına ait tüm bilgileri elektronik ortamda görüntüleyebileceği bir belgedir. Son derece çevre dostu olan bu elektronik belge, aynı zamanda firmalara büyük kolaylıklar da sağlamaktadır. Sevk irsaliyesi ile aynı özelliklere sahiptir. E-İrsaliye, 2020 yılından itibaren birçok firma için zorunlu tutulmaktadır. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen e-irsaliye zorunluluğu kapsamında firmaların bu uygulamaya geçmemesi durumunda birçok cezai işlem de uygulanmaktadır.
Elektronik irsaliye, GİB tarafından belirtilen koşullar çerçevesinde hazırlanmak zorundadır. Belge üzerinde tarih, seri ve sıra numarası gibi bilgiler muhakkak yer almalıdır. İrsaliyenin düzenlenmesinin ardından 7 gün içerisinde ilgili fatura da düzenlenmelidir. Kâğıt formatındaki sevk irsaliyesi, bilindiği üzere 3 nüsha olacak şekilde hazırlanmaktadır. E-İrsaliye için de aynı durum söz konusudur. Dijital ortamda hazırlanan kopyalardan biri, sevkiyat esnasında kolay erişebilir bir yerde olmalıdır. Ayrıca sevkiyat esnasında olası bir güvenlik kontrolü olması durumunda, güvenlik görevlisine bu belgenin gösterilmesi zorunludur. Bu nedenle de bu gibi durumlara hazırlıklı olunması önerilmektedir.
Mal Satışlarında E-İrsaliye Kullanımı: Ne Zaman Gerekli?
Bir malın satılması sonrasında, söz konusu malın satıcıya teslim edilmesi durumunda sevk irsaliyesi düzenlenmektedir. E-İrsaliye kullanan mükelleflerin ise bu belgeyi elektronik ortamda hazırlamaları gerekmektedir. Sevk irsaliyesi üzerinde bu malın miktarı, cinsi, malın çıkışının yapıldığı adres, satıcı bilgileri, sevkiyat tarihi ve taşıma şekli gibi önemli bilgiler yer almaktadır. Tüm bu bilgiler hem alıcı hem de satıcı için sürecin şeffaf bir şekilde takip edebilmesinde büyük kolaylıklar sağlamaktadır.
Elektronik irsaliyenin düzenlenme tarihi de son derece kritik bir öneme sahiptir. Satışı yapılan bir malın sevkiyatının yapılmadan önce irsaliye belgesinin düzenlenmesi esastır. Daha sonra ise GİB e-irsaliye sistemine gerekli belgeler iletilmelidir. Tüm bu işlemler, sevkiyatı yapılacak olan malın takibinin doğru ve hatasız bir şekilde gerçekleşmesini sağlamaktadır. Aynı zamanda hem alıcı hem de satıcı işletmelerin hukuki haklarının korunması da etkin bir şekilde sağlanmaktadır. Her işletmenin işleyişi birbirinden farklıdır. Bu sebeple de düzenlenmesi zorunlu tutulan irsaliye tipleri de birbirinden farklı olacaktır. İşletmelerin, düzenlemekte sorumlu oldukları irsaliye türlerini bilmeleri ve hatasız bir şekilde düzenlemeleri gerekmektedir. Aksi takdirde bu işletmeler için cezai işlemler başlatılabilmektedir.
Üretim ve İmalat Süreçlerinde E-İrsaliye ile Takip
Bir malın üretimi esnasında gerekli olan hammadde ya da yarı mamul, eğer bir bölümden farklı bir bölüme taşınacak ise bu durumda üretim irsaliyesi düzenlenmelidir. Düzenlenecek olan bu e-irsaliye, envanter kontrolü yapabilmek ve üretimin tüm aşamalarını şeffaf olarak kontrol edebilmek için son derece büyük bir öneme sahiptir. Bu belge ile üretim esnasında hangi materyallerin nerede kullanıldığı ve üretimin aşamaları kolay bir şekilde takip edilebilmektedir. Kontrolün yanı sıra aynı zamanda oluşabilecek tüm aksilikler veya varsa eksiklikler de üretim irsaliyesi ile ortaya çıkabilmektedir. Üretim irsaliyesinin düzenlenmesi, işletmelere hız kazandırırken aynı zamanda yaşanabilecek aksiliklerin önüne geçilmesinde de yardımcı olabilmektedir.
Malın Dönüşüm Süreçlerinde İrsaliyenin Rolü
Bir malın üretiminde eğer başka bir malın dönüştürülmesi gibi bir durum söz konusu ise bu durumda dönüşüm irsaliyesi düzenlenmesi gerekmektedir. Bir hammaddenin son ürüne dönüşmesini kayıt altına alan bu e-irsaliye, aynı zamanda söz konusu kullanılan ham maddenin miktarı, cinsi, dönüştürülme tarihi ve dönüşüm süreci gibi detaylı bilgileri de içermektedir. Dönüşüm irsaliyesi aynı zamanda oluşabilecek her türlü israfın da önüne geçmektedir. DİA Yazılım aracılığı ile hızlı ve kolay bir şekilde düzenlenebilen irsaliyeler, işletmelerin üretim performansını arttırırken bir yandan da tüm sürecin şeffaf ve güvenilir bir şekilde ilerleyebilmesine de olanak tanımaktadır.
Şirketler Arası Transferlerde İrsaliyenin Önemi
Bir şirkete ait farklı bölümler, şubeler veya depolar söz konusu olabilir. Bu birimler arasında herhangi bir malın taşınması durumunda mutlaka transfer irsaliyesi düzenlenmelidir. Transferi gerçekleştirilen ürünün cinsi, miktarı, gönderen ve alan şube/depo/bölüm bilgileri yer almalıdır. Şirket içerisinde gerçekleşen lojistik ve envanter yönetimi konusunda son derece önemli bir konuma sahip olan transfer irsaliyesi, mal hareketlerinin kontrolünü de etkin bir şekilde sağlamaktadır. Transfer esnasında oluşabilecek tüm hatalar erken bir zamanda tespit edilebilmekte ve böylelikle hata ihtimali oldukça düşürülebilmektedir. Dinamik bir işletme akışının olmazsa olmazı olan e-irsaliyeler, dijital ortamda düzenlenmesi sebebi ile birçok faydayı beraberinde getirmektedir.
Kayıp ve Zayi Olan Mallar İçin E-İrsaliye İşlemleri
Bir depoda yaşanabilecek her türlü yangın, hırsızlık ve benzeri durumlarda kaybolan veya zayi olan mallar için zayi irsaliyesi düzenlenmektedir. Bu irsaliye türü ile şirketler kaybolan ya da hasar gören mallarını resmi olarak kayıt altına alabilmekte ve envanter sayımındaki hataları minimuma düşürebilmektedir. Elektronik ortamda düzenlenen bu belgede zayi olan malın miktarı, türü, zayi olma sebebi ve tarihi yer almaktadır. Elektronik irsaliyenin dijital olarak takip edilebilmesinden dolayı birimler tüm operasyonlara anlık müdahalede bulunabilmektedir. Zayi irsaliyesi ve diğer tüm irsaliye türleri, işletmelerin üretim kapasitelerini arttırabilme ve oluşabilecek tüm sıkıntıları minimum düzeye indirebilme amacını taşımaktadır. Böylece e-irsaliyeye geçiş, değişen mevzuatlara anında uyarlanabilme ve kolay bir kullanım imkânı sunar. Siz de DİA Yazılım ile hızlı ve güvenli bir şekilde işlemlerinizi gerçekleştirmek için hemen bizimle iletişime geçebilirsiniz.
Önceki yazımıza https://www.eirsaliyezorunlulugu.com/e-irsaliye-hangi-irsaliye-turlerini-kapsar/ linkinden ulaşabilirsiniz.
