E-İrsaliye Zorunluluğu Nedir?

‘’E-irsaliye nedir?’’ sorusu dijital ortamda irsaliye uygulamasına geçmek isteyenlerin en çok merak ettiği konuların başında gelir. E-irsaliye, ürünün taşınması süreci için düzenlenen sevk irsaliyesinin elektronik ortamda hazırlanan, iletilen ve arşivlenen dijital bir versiyonudur. Matbu olarak düzenlenen, sevk için düzenlenen ile birebir aynı hukuki niteliklere sahiptir. Matbudan tek farkı bütün işlemlerin dijital ortamda gerçekleştirilmesidir. 

Arşivlenme süresi 10 yıl olan bu belge, genellikle alışverişler kapsamında ya da sevkiyatta gerçekleştirilen işlemin yasallığını belgelemek niyetiyle kullanılır. Bu doğrultuda matbuda yer alması gereken tüm bilgilerin dijital versiyonunda da bulunması şarttır. Üstelik imzalanmasında mali mührünüze de ihtiyaç yoktur. Yalnızca tek sefere mahsus olmak üzere E-irsaliye kullanmaya başlayacağınızda hesabınızı aktif etmek için mali mührünüz gereklidir. 

Söz konusu belgenin pek çok türü vardır. Ürün taşımacılığı işi yapan firmaların nakliye aşamalarında kullandığı sevk irsaliyesi sıklıkla kullanılan türlerindendir. Bilinmesi gereken bir husus da taşıma irsaliyelerinin dijital belge kapsamına dahil edilmediğidir. Dolayısıyla bunlar, elektronik ortamda da düzenlenemezler. 

Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ ile 2019’da yayımlanan ve yürürlüğe giren bu uygulama, önceden matbu halde oluşturulan sevk irsaliyelerinin GİB’ce belirlenen standartlara uygunlukla elektronik olarak düzenlenerek iletilmesini, arşivlenmesini ve ibrazını zorunlu hale getirdi.

E-irsaliyeye geçiş yapabilmek için e-fatura kullanımına dahil olmuş olmak ya da aynı anda geçiş işlemini gerçekleştirmek gerekir. Bu dijital belgenin kullanılmasının amacı, alışveriş yapan iki taraf arasında teslimatın problemsiz şekilde tamamlanmasını sağlamaktır. 

İrsaliye matbu olarak hazırlanırken gönderici taraf irsaliyeyi oluşturur, teslim alan taraf ise teslim alındığına dair imza atardı. İrsaliyelerin günümüzde e-belge haline gelmesiyle birlikte teslim alındığına dair imza, e-imza ile yapılmaktadır.

E-irsaliye başvurusu için izlenecek adımlar şu şekildedir;

• Gelir İdaresi Başkanlığı Portalı üzerinden dijital irsaliye hazırlamaya başlanabilir.
• GİB’e başvuru yaparak şirketinizin halihazırdaki yönetim sistemini GİB’e entegre edebilirsiniz.
• DİA yazılım çözümleri gibi bir özel entegratörle anlaşarak, bu belgeyi kesmeye başlayabilirsiniz.

E-İrsaliye Zorunluluğuna Geçiş Şartları Nelerdir?

2021 ve sonrası hesap dönemlerinde 10 Milyon TL üzeri ciro sahibi ve e-fatura uygulamasına kaydı olan tüm mükelleflerin bu uygulamaya geçişi zorunludur. Söz konusu sisteme dahil olma zorunluluğu bulunanlarla bu uygulamaya istekleri doğrultusunda geçmek isteyen firmaların bazı şartları yerine getirmeleri gerekmektedir. Bunlar;

• e-Fatura uygulamasına dahil olmak 
• Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ kapsamında belirtilen (509 Sıra No.lu) usul ve esaslara uygun şekilde, bu belgeyi düzenleme ve gönderme konusunda istenenleri tamamlamış olmak
• VUK Genel Tebliğ içerisinde belirtilen ve V.1. numaralı kısımda yer alan esaslara uygunlukla bu uygulamaya geçmek için başvuruyu yapmak

DİA ile E-İrsaliye Uygulamasına Geçiş

Dijital ortamda oluşturduğunuz sevk irsaliyeleriniz sayesinde hem sevkiyat süreçlerinizi hem de ticaretinizi hızlandırıp rakiplerinizin önüne geçebilirsiniz. DİA E-irsaliye seçimi yaptığınızda aynı zamanda Türkiye’nin bulut tabanlı olan en gelişmiş ERP programını kullanmanın rahatlığını da yaşarsınız. 

Bulut teknolojisinin sunduğu kolaylıklar sayesinde internetin olduğu yerlerde, bütün cihazlar üzerinden bu belgeyi düzenlemeniz, göndermeniz ve alabilmeniz mümkündür. Üstelik bu sistem, DİA’nın sunduğu diğer e-belge çözümleriyle de entegre şekilde çalışır. Böylelikle e-Fatura, e-Defter ve  e-Arşiv fatura işlemlerini de gerçekleştirebilirsiniz.

DİA E-irsaliye kullanmanın diğer büyük avantajlarından biri olan ‘sürükle bırak’ sistemiyle çalışan tasarım sayfasıdır. Bu sayfa üzerinde dilediğiniz logo, marka bilgisi veya farklı eklemeleri yapıp kendi tasarımınızı hazırlayabilirsiniz. Böylelikle DİA ile tüm sevkiyat süreçleriniz hızlanırken, verimlilik artar ve müşteri memnuniyeti üst seviyeye çıkmış olur. 

DİA, Türkiye’nin en büyük firmaları ile başarılı çalışmalar yürütür. Söz konusu uygulamaya geçiş sürecinde de deneyimli ekibinin önderliğinde firmaların dijital dönüşümüne öncülük ederek markalara özel çözümler sunar. Bu uygulamayı hemen kullanmaya başlamak için internet sitemizdeki formu doldurabilirsiniz. Alanında uzman ekiplerimiz en hızlı sürede sizinle iletişim sağlayacaklardır.

E-İrsaliye’ye Geçiş Zorunluluğunun Kapsamı?

E-irsaliye sistemine geçiş yapması gereken mükellefin öncelikle e-Fatura sistemine kayıtlı olması gerekir. Elektronik irsaliye sistemine geçişte üç farklı teknik vardır. İlki sürecin GİB üzerinden yönetilmesidir. İkincisi ise işletmelerin halihazırda kullandıkları mevcut sistemlerini GİB’e entegre etmeleridir. Üçüncüsü ise özel entegratörlük görevini yürüten ve GİB’den izinli olan firmalar üzerinden hizmet almaktır. 

E-İrsaliye Kimler İçin Zorunludur?

GİB tarafından yapılan son düzenlemeyle E-irsaliye uygulama zorunluluğu kapsamında bazı değişikliklere gidildi. GİB’in son düzenlemesiyle birlikte 2022 ve sonrasındaki hesap dönemlerinde brüt satış hasılat tutarı 10 milyon TL olan bütün mükellefler, söz konusu uygulamaya geçiş yapmak zorundadır. 

Uygulamayı kullanmak zorunda olan işletmelerin sisteme geçecekleri en geç tarih, 1 Temmuz 2023’tür. Gönüllü olarak bu uygulamaya geçmek isteyen firmalar da diledikleri herhangi bir tarihte bu sürece dahil olabilirler.

E-İrsaliye Zorunluluğu Olan Sektörler 

509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği’yle geçiş için kendilerine zorunluluk getirilen aşağıda bahsi geçen mükellefler belirtilen sürelerde bu uygulamaya geçmelidirler.

• ÖTV Kanununda ekli (I) sayılı listede yer alan malların imalat, ithalat, teslimat gibi faaliyetleri sebebiyle EPDK’dan bayilik lisansı başta olmak üzere lisans almış olan mükellefler
• ÖTV Kanununda ekli (III) sayılı listede bulunan malların imalatını, inşasını, ithalatını ve ana bayi ya da distribütör olarak pazarlamasını yürütenler
• 4 Haziran 1985 tarihli ve 3213 sayılı Maden Kanununda düzenlenen işletme ruhsatına ya da sertifikasına sahip olan, yaptıkları sözleşmeye bağlı olarak maden üretim faaliyeti bulunan hem gerçek hem de tüzel kişiler
• 4 Nisan 2001 tarihli ve 4634 sayılı Şeker Kanununun 2. maddesinin (e) bendindeki tanımda bahsedilen şekerin imalatını gerçekleştirenler
• Demir ve çelik (GTİP 72) beraberinde demir ya da çelikten eşyaların (GTİP 73) imalatı, ithalatı ya da ihracatı faaliyetinde bulunanlar
• Gübre Takip Sistemi’nde kayıtlı olanlar
• 2018 veya sonrası hesap dönemlerinde brüt satış cirosu 25 Milyon TL veya üzeri olan tüm mükellefler  
• Komisyoncu ya da tüccar olarak meyve ve sebze ticaretiyle uğraşanlar

Hazırlanan E-irsaliyeler, taşıma işlemini yapan şoförlere barkod ya da karekod olarak iletilir. Yolda yapılacak olan denetimlerinde yetkililer, cihazlarına bu karekodları okutarak belgedeki detayları görüntüleyebilirler. Denetmenler bu barkodlarla hem UUID değerini okuyabilecek hem de GİB’den sorgulama yapabileceklerdir. 

Araçtaki taşınan malın kendisine ibraz edilen irsaliye çıktısının uyumuna bakacaktır. Yani mevcut irsaliyenin GİB’e gönderilip gönderilmediğine detaylıca ulaşabilecek ve oradakiyle kendisine ibraz edilen çıktının aynı olup olmadığını denetleyecektir.

E-İrsaliye Zorunluluğu Olmayan Mükellefler 

Herhangi bir taşıt aracılığıyla taşınmayan, sevk edilmeyen veya fiilen teslim miktarları özel sayaçlar aracılığıyla yapılan teslimlerde, teslim eden veya teslim alan mükelleflerin sevk irsaliye belgesini düzenlenme mecburiyetleri yoktur.

E-İrsaliye Zorunluluğu Sorgulama

E-irsaliye uygulamasına geçen mükellefler ya da bu sistemi gönüllü olarak kullananlar, GİB’in web sitesinde yer alan “E-irsaliye Kullanıcı Listesi” içerisinde yayınlanmaktadır. Bu belgenin sorgulama işlemini web sitesi üzerinden gerçekleştirebilirsiniz. Söz konusu listedeki bilgiler, sürekli yenilenerek güncel tutulur ve güvenilir verilere dayanır. 

E-İrsaliye Zorunluluğu Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

Elektronik irsaliyeye geçiş ve mükelleflerce süreç hakkında merak edilen birçok noktayı sizler için değerlendirdik. Aklınıza takılanlar ve daha fazlası için bizimle direkt olarak iletişime geçebilirsiniz.

E-İrsaliye Kullanmanın Avantajları 

DİA ile bu uygulamaya geçtiğiniz zaman işlerinizi ve yaşamınızı kolaylaştıracak olan bir dizi avantaj sizleri karşılıyor olacak. Bunlardan bazıları;

• Maliyet Avantajı

E-irsaliye ile kırtasiye masraflarından baskıya kadar pek çok iş kalemi özelindeki giderinizi azaltabilirsiniz. Depolama ve dağıtım süreçlerini dijital şekilde gerçekleştirebilir, hem zamandan hem de iş gücünden büyük ölçüde tasarruf sağlayabilirsiniz.

• Çevreye Dost

Söz konusu uygulamalar, kağıt kullanım oranını azalttığı için doğanın korunmasına katkıda bulunmuş olursunuz.

• Üstün Güvenlik Performansı

İrsaliyeler dijital ortamlarda hazırlandığı ve iletildiği için hem sizin hem de müşterilerinizin önemli bilgileri güvenli bir ortamda arşivlenir. Kaybolma riski ortadan kalkar. Dijitalde saklanan her bilgiye ister siz isterseniz de yetkilendirdiğiniz herhangi bir çalışanınız erişebilir.

• SMS ile Kolay Gönderim 

Söz konusu belgelerin SMS ile gönderim ayrıcalığından yararlanarak oluşturduğunuz bu belgeleri müşterilerinize hem hızlıca hem de temassız şekilde gönderebilirsiniz.

• ERP ya da Diğer Mevcut Muhasebe Programlarıyla Kolay Entegre 

E-irsaliye,  halihazırda kullanmakta olduğunuz tüm ERP programı ya da yazılımlara kolayca entegre olabilen bir uygulamadır. Bu durum sizlere geçiş sürecinde de büyük avantajlar sağlar.

• Mevzuatla Uyumlu

GİB’in sürekli güncellenen mevzuatsal değişiklikleri, söz konusu uygulamada eş zamanlı olarak yenilenir. Değişikliklerden geri kalmadan, belirlenen özellikler ve formata uygun olarak bütün işlemlerinizi uyumlulukla gerçekleştirebilirsiniz.

• Barkodla Kolay Erişim

 E-irsaliye’lerin üzerinde yer alan karekod sayesinde GİB’e gönderilen elektronik irsaliyelere  anında erişebilir, gerçekleşen tüm mal hareketlerini kolaylıkla takip edebilirsiniz.

• Ekonomik Fiyatlandırma

Kurulumdan eğitime, entegrasyondan güncellemeye kadar farklı farklı maliyet kalemlerine artık dur diyebilirsiniz. DİA çözümleriyle size en uygun fiyat teklifini verebilmemiz için bizimle iletişime geçebilirsiniz.

• Daimi Müşteri Desteği

Yaşadığınız en küçük bir durumda ekibimize dilediğiniz zaman her yerden doğrudan ulaşılabilir, sorunları aynı gün içinde çözümlemenin konforunu yaşayabilirsiniz. Tarafınıza özel olarak tanımlanan satış ya da servis temsilcimiz tarafından başvuru ve kurulum başta olmak üzere eğitimden teknik servis desteğine kadar her aşamada kendinizi güçlü hissedeceksiniz.

• İtibar Sağlama

E-irsaliye uygulamasına geçtiğinizde müşterileriniz ve iş ortaklarınız nezdinde hem teknolojiyi kullanan hem de şeffaf ve kanunlara uygun iş yaptığınızın güvenini veren bir imaj yaratmış olursunuz.

• Çoklu Kullanıcı Tanımlayabilme

Birden daha fazla kullanıcı tanımlama kolaylığı sayesinde isterseniz çalışanlarınıza da birden çok kullanıcı atayabilirsiniz. Böylelikle yönetim süreçlerinizi dilediğiniz gibi şekillendirmiş olursunuz.

• Tarihe Göre Sorgulama Seçenekleri

Geçmiş dönemdeki irsaliyeleri sorgulama ve bulma kolaylığı sayesinde süreçlerinizi dilediğiniz gibi yönetebilirsiniz..

• Hızlı ve Verimli Çalışma Sistemi

Kullanım özelliklerindeki pratik seçeneklerle öne çıkan E-irsaliye çözümleri, işinizde hızlı çalışma konforu sağladığı için tüm süreçleri verimli olarak yönetirsiniz. Ayrıca sevk irsaliyelerini, mekan ve zaman konusunda sıkıntı çekmeden internetin bulunduğu her ortamda hızlıca oluşturup karşı tarafa anlık olarak ulaştırabilirsiniz.

E-İrsaliye Uygulamasına Geçmemenin Cezası Var mıdır? 

Alınmama, verilmeme, gerçek tutardan daha farklı tutarlara yer verme, aslı ile örneği arasında rakam uyuşmazlıkları, matbu şeklinde düzenlenmesi ya da hiç düzenlenmemiş sayılması durumunda her bir belge özelinde usulsüzlük cezası vardır.

Ayrıca teslim sürecine giderken yolda maliye tarafından gerçekleştirilen denetimde, ürünlerin sevk irsaliyesinin araçta bulundurulmaması durumunda hem ürünleri taşıyana hem de satıcı ve alıcıya her belge için de ceza kesilir.

E-Arşivi Kullananlar da Bu Uygulamaya Geçmeli midir? 

‘’E-arşiv fatura e-irsaliye yerine geçer mi?’’ sorusu halihazırda elektronik arşiv kullanan fakat bu uygulamaya geçmemiş olan mükelleflerin en çok merak ettiği konulardan biridir.  Bilindiği gibi mal teslim aşamasında e-fatura ya da e-arşiv Fatura düzenlenir. 

Düzenleme tarihinin hemen yanına saat ve dakika bilgisine yer verilirse ve üzerine “İrsaliye yerine geçmektedir” benzeri bir yazı eklenirse belge, sevk irsaliyesi yerine kullanılabilir. Buradaki temel husus, matbu haldeki çıktının yetkili kişi veya satıcı tarafından imzalanmasının gerekmesidir. 

Serbest Bölgede E-İrsaliye Zorunluluğu Var mıdır?

Serbest bölgedeki mükelleflere yönelik mal taşınma işlemlerinde bu elektronik belgenin düzenlenmesi şarttır. Gümrükleme işlemleri esnasında bu fijital belgenin elektronik ortamdaki versiyonunun matbusu üzerine gereken notlar yazılıp hem kaşe hem de ıslak imzalı örneği Gümrük idaresine ibraz edilmelidir. Ayrıca bir örneği de sevkiyatı gerçekleştiren satıcı tarafından saklanmalıdır.

İhracat İşlemlerinde E-İrsaliye Zorunlu mudur?

E-irsaliye uygulamasına kayıtlı bulunan mükelleflerce mal ihracatı gerçekleştirilen tüm işlemlerin sevkiyatının başlaması öncesinde bu belgenin düzenlenme zorunluluğu vardır. Eğer ihracatta,  uygulamaya kayıtlı kullanıcının olmaması halinde, kılavuzdaki 8. maddede belirtilen şekilde E-irsaliye düzenlenmeli ve GİB’in sanal alıcı hesabına iletilmelidir. Kısacası muhtelif müşteri adıyla belge düzenlenecek veya söz konusu belgenin yerine kullanılabilen e-Arşiv ya da e-Fatura düzenlenmesi gerekecektir. Ürünün yanında da mutlaka bu elektronik belgenin kağıt çıktısı bulundurulmalıdır.

Serbest Meslekte E-İrsaliye Zorunluluğu 

Vergiye tabi serbest meslekle uğraşanların GİB tarafından belirlenen süre zarfı içinde e-Serbest Meslek Makbuzu uygulamasına dahil olması ve ilgili tarihlerden sonra serbest meslek makbuzlarını “e-Serbest Meslek Makbuzu” şeklinde düzenlemeleri zorunlu bir işlemdir.

E-İrsaliye Uygulamasına Geçmemenin Cezası Nedir?

E-irsaliyenizin alınmaması veya verilmemesi gibi durumlarda işlemlerin yapılması mümkün olamayacağı gibi düzenlenen bu dijital belgede  gerçek tutardan farklı tutarlara yer verilmesi ya da asıl ile örneği arasında rakam uyuşmazlıkları olması durumunda 500 TL usulsüzlük cezası kesilir. 

Ayrıca matbu düzenlenen ya da hiç düzenlenmemiş belgeler de yine aynı cezaya tabii tutulur. Bu sebeple, işlemlerde dikkatli ve doğru bir şekilde hareket etmek oldukça önemlidir. Herhangi bir sorun yaşamamanız için belgelerinizi eksiksiz ve doğru bir şekilde düzenlemeniz gerekir.

Ödeme Kaydedici Cihazlardan Alınan Bilgi Fişleri E-İrsaliye Yerine Geçer mi? 

Ödeme kaydedici cihazlardan gerçekleştirilen, müşteriye ister e-fatura isterseniz e-arşiv fatura verilerek belgelendirilen ürün satışları esnasında hazırlanan bilgi fişleri; satıcı yetkilisi tarafından imzalanırsa bu dijital belgenin yerine geçer.

E-İrsaliyelerde Ürünlerin Fiyatları Yazması Gerekir mi?

Mevzuat üzerinde geçen sevk irsaliye belgesi düzenlenme aşamasında ürünlerin fiyatlarına yer verme zorunluluğu yoktur. Dolayısıyla söz konusu elektronik uygulamada da buna gerek duyulmaz. İstenildiği takdirde düzenlenecek elektronik belgeler üzerinde ürün fiyat bilgilerine yer verilebilir. Bu belgede fiyat dışında yer alması gereken başlıklar şunlardır:

• Belge numarası ve e-irsaliye düzenlenme tarihi
• Müşterinin ad-soyad, ticari ünvan, vergi dairesi-vergi kimlik numarası, firma adresi 
• Sevkiyatı sağlanacak olan ürün bilgisi ve miktarı
• Saat ve dakika bilgilerini içeren sevk tarihi
• Ürünün taşınacağı araç plakası, şoför bilgileri 
• Kargo firma bilgileri
• Sorgulama yapılabilmesi için karekod ya da barkod

E-İrsaliye Kimlere Gönderilir?

E-irsaliye sisteminin kendi özelinde kapalı bir işleyişi vardır. Dolayısıyla bu dijital belge, ancak sisteme kayıtlı olan firmalar tarafından birbirlerine gönderilebilir. Taraflardan birisinin bu sistem içerisinde olmaması halinde matbu irsaliye gönderilmesi gerekir.

‘’E-irsaliye iptal edilebilir mi?’’ sorusu da birçok kişi merak ettiği bir konudur. Elektronik irsaliye iptal edilemez. Malın fiili olarak taşınmasından önce içeriğinde bir sorun olduğuna dair herhangi bir hata tespiti durumunda, alıcı tarafından e-irsaliye’nin tamamına yanıt olarak red verilebilir.