Geleneksel faturaların dijital ortama aktarılmasına e-irsaliye adı verilir. Ürün ve hizmetlerin sevkiyatının tamamlandığını kanıtlayan bu belge, Türkiye’de Maliye Bakanlığı tarafından belirlenmiş olan şartlara göre düzenlenir. E-irsaliye yanıtı, tarafların mali haklarını koruyabilmeleri için son derece önemli bir yere sahip belgeler arasında bulunur.
E-irsaliye yanıtı da işletmelerin satın aldığı ürün ve hizmetler için talep ettiği fatura olarak adlandırılabilir. İşletmeler arasındaki ticari ilişkilerin profesyonel bir şekilde sürdürülebilmesini sağlar. Mal ve hizmetlerin alıcıdan satıcıya ulaştığını kanıtlayan belgenin olmazsa olmazları arasında tedarikçinin adını, soyadını, adresini, fatura numarasını ve hizmet teslim alanına dair bilgileri içermesi vardır. Bu gibi bilgiler e-irsaliye yanıtının temelini oluşturur. E irsaliye yanıtına kolaylıkla erişilebiliyor olmasına ve içinde bulunan bilgilerin doğruluğuna dikkat edilmesi gerekir.
E-İrsaliye Yanıtı Kaç Gün İçerisinde Verilmelidir?
Bir hizmet ya da ürünün alıcısına teslim edildiğini gösteren dijital faturaya e-irsaliye adı verilir. E-irsaliye yanıtı olarak da adlandırılan ‘fatura teslimi’ ürün veya hizmetlerin alıcısına ulaştığını ifade eder. Bu nedenle hizmetin teslim alındığını doğrulamak ve ödeme talebinde bulunabilmek adına e-irsaliye yanıtlarının olabildiğince kısa süre içinde verilmesi gerekir. Türkiye’de kabul edilen ve ticari işlemlerde yol gösterici olarak kullanılan ‘E-İrsaliye Uygulama Kılavuzu’ içinde yer alan bilgilere göre yanıtın teslimattan sonra 3 iş günü içinde verilmesi gerekir.
Ürün ve hizmetin alıcıya ulaşmasının ardından geçen 3 gün, e-irsaliye yanıtları için ideal süre olarak görülür. Bu süre içinde irsaliyenin doğrulanması, kaydının gerçekleştirilmesi ve alıcıya iletilmesi gerekir. İşlemin aksatılması veyahut hiç yapılmaması durumunda vergi ve ticari işlemlerde problemlerle karşılaşılabilir. Yanlış yapılan faturalandırma ise yine üç iş günü içinde düzeltilerek doğru hale getirilebilir.
E-İrsaliye Yanıtı Nasıl Düzenlenir?
E-irsaliye zorunluluğu beraberinde dikkat edilmesi gereken pek çok noktayı getirir. Geleneksel faturalar gibi e-irsaliyelerinin de doğru bir şekilde kesilmesi gerekir. Herhangi bir hata ya da gözden kaçma durumunun yaşanması halinde e-irsaliyenin iptali veya yeniden düzenlenmesi mümkündür. Düzenleme işlemi için şu adımlar izlenebilir:
- İşletme tarafından kullanılan dijital fatura programını açabilirsiniz.
- Yanıt vereceğiniz irsaliyenin bilgilerini sisteme girebilirsiniz. Tarih, firma bilgileri, vergi numarası gibi detayları eksiksiz bir şekilde doldurmanız gerekir.
- E-irsaliye yanıtını oluştururken herhangi bir hataya sebebiyet vermemek için DİA Yazılım’dan yardım alabilirsiniz. Ön muhasebe programını kullanarak hizmet bedelinin doğru bir şekilde belirlendiğinden emin olabilirsiniz.
- Gönderici bilgilerini de sisteme girdikten sonra e-irsaliye yanıtlarınızı kaydedebilirsiniz.
- Telefonunuza gönderilen SMS kodundan yararlanarak faturayı imzaladıktan sonra belgeyi ilgili kişi ya da kuruma iletebilirsiniz.
- Türkiye’de kabul edilen fatura zorunluluğu kapsamında e-irsaliyeyi 10 yıl süreyle saklamanız gerekir. Yanıtı ve diğer tüm belgeleri saklamaya özen göstermeniz önerilir.
E-İrsaliye Yanıtı Türleri Nelerdir?
E-irsaliye yanıtının türleri temelde ikiye ayrılır. Bunlardan biri onaylama diğeri ise reddetme yanıtı olarak bilinir. Onay yanıtı, e-irsaliyeyi alan kişinin faturanın doğru olduğunu kabul etmesidir. Alıcı, faturayı teslim aldıktan sonra doğruluğunu kabul ederse buna karşın onaylama yanıtı iletir. E-irsaliyenin reddi ise faturada bir hata ya da eksiklik olması durumunda meydana gelir. Alıcı, faturanın yanlış olduğunu nedenleriyle ileterek reddini gerçekleştirir. Red yaşanması durumunda satıcı firmanın ilgili hatayı düzelterek 3 iş günü içinde yeni bir fatura iletmesi gerekir.
E-İrsaliyenin Kısmi Kabulü
E-irsaliye yanıtlarının kısmı kabulü, alıcının faturada belirtilen ürün ve hizmetlerin tamamını kabul etmemesi durumuna verilen isimdir. Ürün ve hizmetlerin yalnızca bir kısmının doğruluğunun onaylanmasına kısmi kabul adı verilir. Bu gibi durumlarda gönderici, alıcının hangi ürün ve hizmetleri kabul etmediği bilgisine ulaşabilir. Eksik ya da yanlış bir detayla karşılaşılması halinde e-irsaliye iptali gerçekleştirilebilir. Bu durum, satıcının sistem üzerinden iptal talebi oluşturması ve yeni bir fatura düzenlemesiyle ortadan kaldırılabilir. E-irsaliye yanıtı ve oluşturulma şekline dikkat edilmesi önerilir.
E-İrsaliye Reddi
Dijital fatura reddi gerçekleştirmek için uygulanabilecek birkaç adım bulunur. E-irsaliye yanıtı oluşturmak veya reddetme işlemi gerçekleştirmek için takip edilmesi gereken adımlar şu şekilde sıralanabilir:
- İlk aşamada dijital fatura işlemleri için kullandığınız uygulamayı açabilirsiniz.
- İlgili faturayı seçtikten sonra reddetmek için programın ana sayfasında yer alan ‘Reddet’ veya ‘İptal’ benzeri seçeneği işaretleyebilirsiniz.
- Faturayı reddetme nedenini belirtmeniz istenir. Bu aşamada hatalı ya da eksik olduğunu belirtebilirsiniz.
- Gönderici bilgileri ekledikten sonra faturanın yeniden düzenlenmesini talep edebilirsiniz.
- Reddetme işlemini tamamladıktan sonra telefonunuza gelen SMS kodu ile doğrulama gerçekleştirebilirsiniz.
E-İrsaliyenin İptali
Dijital faturanın iptali veyahut e-irsaliye yanıtı son derece pratik bir şekilde gerçekleştirilebilir. Bu işlemin dijital fatura kesme işlemi için kullanılan program üzerinden yapılması mümkündür. Eksik, hatalı ya da alıcı tarafından reddedilen faturanın iptali için ilk olarak sisteme giriş yapılması gerekir. Sisteme giriş gerçekleştirdikten sonra ilgili faturanın seçilmesi önemlidir. Faturayı işaretledikten sonra ‘İptal’ yazan butona basabilirsiniz. Bu aşamada iptal sebebi sorulabilir. Eksik ya da hatalı işlem olduğunu belirttikten sonra doğrulama mesajıyla gönderilen kodu girerek iptal talebi oluşturabilirsiniz. Birkaç gün içinde talebiniz doğrulanır ve iptal işlemi gerçekleştirilir.
E-İrsaliye Kaç Gün İçinde Reddedilir?
Dijital faturaların reddedilmesi ve e-irsaliye yanıtı verilmesi için öngörülen süre 3 iş günüdür. Alıcının faturayı teslim aldıktan sonra 3 iş günü içinde incelemesi, kontrolünü gerçekleştirmesi ve hatalı bir durumla karşılaşması halinde reddetme hakkından yararlanması mümkündür. 3 iş günü içinde reddedilmeyen faturalar otomatik olarak kabul edilmiş sayılır. Alıcının red ve iptal talebi yapma hakkı otomatik olarak düşer. Bu nedenle sürecin dikkatli bir şekilde takip edilmesi gerekir.
Önceki yazımıza https://www.eirsaliyezorunlulugu.com/e-irsaliye-ve-gdpr-uyumlulugu/ linkinden ulaşabilirsiniz.
