İşletmelerin verilerini kaydetmeleri, düzenlemeler gerçekleştirmeleri ve finansal olarak güvende kalmaları için yaptıkları işlemlere ön muhasebe denir. Bu işlem, günlük verilerin izlenmesini ve mali tabloların oluşturulmasını kapsar. Ön muhasebeci tarafından yönetilen süreç: gelirlerin, giderin, varlıkların ya da genel borçların şeffaf bir şekilde kayıt altına alınmasını içerir. Bu verilerin elde edilmesi, tablo haline getirilmesi ve düzenli olarak kontrol edilmesi ise ‘ön muhasebe nedir?’ sorusunun yanıtıdır.
Ön Muhasebe Ne İş Yapar?
Ön muhasebecinin neler yaptığı ve hangi işlemleri kapsadığı pek çok kişi tarafından merak edilir. Ön muhasebe faaliyetleri arasında birbirinden farklı işlem türlerinden bahsedilmesi mümkündür. Bu alanda çalışanlar mali verileri düzenler ve takibini gerçekleştirir. Firmanın ne kadar kazanç sağladığından borçlarına kadar her türlü veri bu tür bir muhasebe tarafından ortaya çıkarılır. Vergi uyumluluğunun sağlanması, mali raporlamaların gerçekleştirilmesi ve işletmenin hizmet performansının değerlendirilmesi de dahil olmak üzere pek çok iş ilgili muhasebe faaliyeti olarak değerlendirilir.
Bilgisayar tabanlı muhasebe yazılımları kullanılarak bu süreçte yaşanan aksaklıklar minimum seviyeye indirgenebilir. Hata oranının azalması ise firmaların uğrayabileceği zararların önüne geçmesini sağlar. Muhasebeciler tüm bu işlemler sırasında ilgili muhasebe programından yararlanabilirler. Ön muhasebe ne iş yapar sorusuna özetle bu şekilde yanıt verilmesi mümkündür.
Ön Muhasebenin Önemi
Firmaların günlük mali faaliyetlerini düzenleme ve kaydetme faaliyetlerini yerine getiren ön muhasebe, gelir ve giderlerin sistematik bir şekilde takip edilmesi sürecidir. Bu süreç, fatura düzenleme, gider takibi, banka işlemlerinin kaydı gibi temel görevleri içinde bulundurur. Vergi ödemelerinin takibini sağlamak, mali tabloların çizilmesi gibi işlemler de söz konusu muhasebenin faaliyet alanları arasında yer alır. Firmalar bu sayede stratejik planlamalar gerçekleştirir ve kaynakları etkin bir şekilde yönetebilirler. Muhasebe süreçleri otomatize edilerek hatalar en aza indirilir ve finansal veriler daha hızlı bir şekilde işlenir. Dolayısıyla işletmelerin mali durumlarını değerlendirmek, sağlıklı ve güvenilir finansal bilgiler elde etmek için söz konusu muhasebe faaliyetleri son derece önemli görülür.
Ön Muhasebe Modülleri Nelerdir?
İşletmelerin finansal yönetimini sağlamak amacıyla kullanılan bir dizi modül bulunur. Ön muhasebe işlemleri sırasında kullanılan modüller şu şekilde sıralanabilir:
- Fatura düzenleme bahsi geçen modüllerin başında gelir ve oldukça fazla öneme sahiptir. İşletmeler fatura düzenleme işlemleri sayesinde alım-satım işlemlerini kayıt altına alabilir ve mali durumlarını güvenilir bir şekilde takip edebilirler.
- Gider takibi modülü ise kullanılan bir diğer yöntemdir. Bu modül, işletmelerin harcamalarını kategorize ederek bütçe yönetimi yapmalarını kolaylaştırır.
- Banka işlemleri kaydı modülü ise firmaların finansal hareketlerini takip etmelerini hesap bakiyelerini güncel tutmalarını sağlar. Firmaların ne kadar varlığının olduğu hakkında bilgi sahibi olmaları kolaylaşır. Mevcut durum sürekli güncel tutulur.
- Personel maaşları, özlük bilgileri ve bordrolama işlemlerini içeren personel yönetimi modülü, işletmelerin insan kaynakları süreçlerini düzenler.
- Stok yönetimi ise malzeme ve ürün ne kadar kaldığının belirlenmesi için önemlidir. Firmalar bu sayede ürünleri hakkında detaylı bilgi sahibi olurlar.
Tüm bu modüller, bir bütün halinde kullanıldığında maksimum verim elde edilebilir. Böylece mali kayıtlar güvenilir bir şekilde düzenlenebilir.
Stok ve Depo Takibi
Stok ve depo takibi, işletmelerin elinde bulunan malzemeleri takip etmeleri için önemlidir. Bu süreç, depolarda bulunan malzemelerin miktarını ve değerini belirleyerek stokların kontrol altında tutulmasını sağlar. Özellikle ani taleplerle baş edebilmek için son derece önemlidir. Otomatik tanıma sistemleri, barkod veya RFID gibi teknolojiler ile gerçekleştirilebilen stok takibi manuel hataların minimuma indirgenmesini sağlar. Bu şekilde faaliyet gerçekleştiren firmalar hem depolarını kolaylıkla takip eder hem de stoklar hakkında bilgi sahibi olabilirler.
Cari (Müşteri & Tedarikçi) Hesap Takibi
Cari hesap takibi, firmaların müşteri ve tedarikçilerinin hesaplarını izleyerek finansal işlemlerini yürütmelerine verilen isimdir. Bu işlem sırasında cari hesaplar, alacak ve borç durumları kaydedilir ve müşteri ilişkileri ön plana çıkarılır. Tedarikçi cari hesapları, firmaların borç ve ödemelerinin takibini gerçekleştirir. Özellikle vadeli alışverişlerde, ödeme süreçlerinin düzenlenmesi ve nakit akışının sağlanması adına son derece önemli görülür. Otomatik ön muhasebe yazılımlarından yardım alınması işletmelerin mali durumlarını güçlendirir ve sağlıklı ticari ilişkilerin kurulmasını sağlar.
Fatura ve İrsaliye Takibi
Fatura ve irsaliye takibi, işletmelerin mali süreçlerinin düzenlenmesini sağlar. Oluşturulan faturalar, yapılan satışları ve sunulan hizmetleri belgelemenin en kolay yoludur. İrsaliyeler ise mal sevkiyatlarının düzenlenmesini sağlar ve alıcıya gönderilen ürünleri belirtir. İlgili süreç, özellikle ödenecek verginin hesaplanması ve muhasebe işlemlerinin gerçekleştirilmesi adına önemlidir. Örneğin e-irsaliye zorunluluğu bulunan firmalar, ERP hizmetleri alarak hata oranını azaltabilir, aktif bir şekilde faaliyet gerçekleştirebilirler. Bu süreçte, DİA’nın sunduğu e-irsaliye hizmetlerinden yararlanarak faturalarınızı profesyonel bir şekilde takip edebilirsiniz. Böylece irsaliyelerinizi kontrol ederek hata oranını azaltabilir, yaşanabilecek maddi kayıpların önüne geçebilirsiniz.
Çek ve Senet Takibi
Oldukça sık kullanılan bu ön muhasebe modülü, firmaların alacak ve borç işlemlerini düzenleyerek ticari ilişkilerin finansal kaynaklarını yönetir. Firmaların sahip olduğu çekler, belirli bir tarihte ödenmesi gereken vadeli ödeme araçlarını temsil eder, senetler ise alacaklı ve borçluyu belirler. Bu takip yöntemi ise hem alacakların hem de borçların kolaylıkla takip edilmesini sağlar. Çek ve senet takibini kolaylaştırarak ödeme süreçlerini düzenler ve nakit akışının sağlanmasına yardım eder. Böylece mali güvenliğin sağlanmasında oldukça etkilidir.
Çalışan Takibi
Çalışan takibi de işletmeler için son derece önemlidir. Firmanın çalışanlarının faaliyetlerini kontrol etmeleri işletme faaliyetlerinde büyük bir yere sahiptir. Personel bilgilerinin kaydedilmesi, izin yönetimi, işe alım süreçleri gibi pek çok bilgi çalışan takibi ile kontrol altında tutulur. Çalışan takibi, firmaların personel yönetimi süreçlerini düzenleri verimliliği artırır ve iş gücü kaynaklarını etkin bir şekilde kullanmayı sağlar.
Kasa ve Banka Hesabı Takibi
Kasa ve banka hesaplarının takip edilmesi işletmelerin mali durumlarını takip etmeleri için önemlidir. Kasa takibi, günlük nakit giriş ve çıkışlarının kaydedilmesini sağlar. Nakit durumunun bilinmesi için son derece önemli bir yere sahiptir. Banka hesabı takibi ise bankalardaki mali hareketlerin raporlanmasına yardımcı olur. Bu süreç, işletmelerin mali güvenliklerini artırır ve ödemelerini düzenlemelerini sağlar. eder. Otomatik ön muhasebe yazılımları kullanılarak kasa ve banka hesabı takibini otomatize etmek mümkündür. Manuel kayıtlarda yaşanabilecek hataların önüne geçmek için takip süresince yazılımlardan yararlanabilirsiniz.
Ön Muhasebe Nasıl Yapılır?
Ön muhasebe, firmaların sahip olduğu ‘ön muhasebe uzmanları’ tarafından gerçekleştirilir. Faaliyetlerin tamamını yöneten muhasebeciler, çeşitli yazılımlardan yararlanabilirler. Bu yazılımlar: fatura, stok, gelir ve giderler başta olmak üzere pek çok detayın takip edilmesini sağlar. Özellikle manuel işlemlerde gözden kaçabilecek küçük detaylar, yazılımlardan yardım alınması halinde minimum seviyeye indirgenebilir. Bu sayede yaşanabilecek her türlü aksaklığın önüne geçilir. Sizler de ilgili muhasebe işlemlerinde DİA’nın sunduğu yazılımlardan yardım alarak süreci hızlandırabilir, hata riskini minimuma indirebilir ve takibi kolaylaştırabilirsiniz. Firmanızın pek çok faaliyetini yazılımlar aracılığıyla yönetebilirsiniz.
Önceki yazımıza https://www.eirsaliyezorunlulugu.com/stok-kontrolu-nedir-nasil-yapilir/ linkinden ulaşabilirsiniz.
