‘’Sevk irsaliyesi nedir?’’ sorusu, ticari faaliyetlerinde bu belgeye ihtiyaç duyan mükelleflerin merak ettiği önemli bir konudur. Sevk irsaliyesi, satılacak veya satışı tamamlanmış olan malların belirli bir noktadan farklı bir lokasyona taşınmasının gerektiği durumlarda kullanılan ve maliyet onayı alınmış kâğıtlar üzerine düzenlenen belgedir.
Nakil işlemi yapılan araçta söz konusu belge de mutlaka bulundurulmalıdır. Ticari ürünler, ister bir firmadan başka bir firmaya ister aynı firmanın farklı yerdeki deposuna ya da şubesine sevk edilebilir. Malın satılması işlemi sonrasında verilen bir belge olsa da bu, kesinlikle fatura yerine geçmez.
Satılan ürün eğer satıcı tarafından nakledilecek ise söz konusu belge satıcı tarafından, alıcı kişi tarafından taşıttırılması halinde de mutlaka alıcı tarafından oluşturulmalıdır. En az üç nüsha olarak oluşturulmalı ve iki nüshası mutlaka malın nakledildiği araçta bulundurulmalıdır.
Üç nüsha şeklinde düzenlenmemiş olan belge, hiç düzenlenmemiş olarak kabul edilir. Düzenlenme tarihi ile fiili sevk zamanı, ayrı ayrı belirtilmelidir. Sevk tarihi ve düzenlenme tarihinin aynı günde olması halinde bu tarihler, ayrı şekilde kayıt edilmelidir. Tarihlerden birine yer verilmediği durumlarda da belge hiç düzenlenmemiş sayılır.
Sevk İrsaliyesinde Hangi Bilgiler Yer Alır?
‘’Sevk irsaliyesinde hangi bilgilere yer verilmelidir?’’ sorusu, belgeyi düzenleyen mükelleflerin merak ettiği bir diğer konudur. Hizmet özelinde bir sevk irsaliyesi oluşturulurken aşağıdaki önemli bilgilerin içermesi gerekmektedir:
- Sevk irsaliye ibaresi
- Noter tasdik mührü şekli veya Maliye Bakanlığı klişesi (tercihe bağlı)
- Malın türü ve miktarı, taşınacak olan malın çeşidi ve ne kadarının taşındığı
- Mükellefin Bilgileri:
- Adı ve Soyadı
- Ticaret Unvanı (varsa)
- İşyeri Adresi
- Vergi Dairesi
- Hesap Numarası
- Alıcı Müşteri Bilgileri:
- Adı ve Ticaret Ünvanı
- Adresi
- Vergi Dairesi (varsa)
- Hesap Numarası
- Eğer Mal Başka Bir Adrese Gönderiliyorsa:
- Malın Nereye Gideceği ve Teslimat Adresi
- Teslim Tarihi ve Müteselsil İrsaliye Numarası
- İrsaliyeyi Düzenleyen, Gönderen ve Teslim Alan Kişilerin İmzaları
Yukarıdaki bilgiler, hizmetlere özel sevk irsaliyelerinin tam ve eksiksiz şekilde düzenlenmesi için gereklidir.
Sevk İrsaliyesi ve Fatura Arasındaki Farklar
Fatura, satışı ibraz eden bir evrak olması bakımından sevk irsaliyesinden ayrılır. Faturaların üzerinde ürün ya da hizmet satışına yönelik nicel bilgilerin yanı sıra vergi hesaplamalarına dair detaylar yer alır. Ayrıca bu bilgiler kurum ve kuruluşların vergi yükümlülüklerinin hesabıyla ilgili kullanıldığı için faturalar, resmi makamlarca aslında ticari olarak gerçekleştirilen satış faaliyetlerinin ispatı niteliğindedir.
Sevk irsaliyeleri, ürünlerin sevkiyat ve teslimatına yönelik tutanak evrakları olarak geçer. Fatura, tıpkı irsaliye gibi satış faaliyetleri sonrasında verilmesi zorunlu olan bir belgedir. Faturanın üzerinde bazı bilgilerin bulundurulması şarttır. Faturanın geçerli olması için aşağıdaki bilgilere sahip olması gerekir;
- Faturayı oluşturan satıcı
- Tutar bilgisi
- Alınan ödeme karşılığında neyin satıldığı veya hangi hizmetin sunulduğu
- Satışın gerçekleştiği tarih
- Satışı gerçekleştirilen ürünün adeti
Bu bilgilerden birinin eksik olması halinde o belgenin fatura olarak kabul edilmesi imkansız olur. Bu sebeple sevk irsaliyesini fatura yerine kullanmak imkansızdır. Bir malın satış işlemi yapıldığında malı bulunduğu noktadan çıkarabilmek ve ilgili adrese teslim edebilmek için ise bu belge düzenlenir. Ürünün gönderildiği karşı taraf, malı teslim aldığına dair imza atar. Bunun herhangi bir durum nedeniyle imzalanmaması, malın teslim edilmediği anlamına gelir.
Sevk İrsaliyesi Düzenlerken Dikkat Edilmesi Gerekenler
‘’Sevk irsaliyesi nasıl düzenlenir?’’ sorusuna cevap vermeden önce bazı önemli bilgilere dikkat etmek gerekir. Sevk irsaliye makbuzu, ürün ve hizmet satışının yanı sıra bunları tüketicilere ulaştırması gereken kişi veya işletmelerce düzenlenir. Sevkiyat işlemi öncesinde hazırlanmalı ve GİB sistemine kaydedilmelidir. Matbu halde oluşturulacak olan belgeler, üzerlerine gerekli bilgiler yazıldıktan sonra noter tasdikli mühür vurdurularak karşı tarafa gönderilmeli ve saklanmalıdır.
Oluşturulan belgenin iki nüshası, malın taşındığı araçta olası bir denetime karşı hazır şekilde bulundurulmalıdır. Düzenleme aşamasında yukarıda belirttiğimiz gibi üzerinde yer alması gereken zorunlu bilgiler atlanmamalıdır. Bu bilgilerin eksik olması halinde irsaliyenin geçerliliğini kaybedeceği unutulmamalıdır.
Dönüşüm alanında gerçekleşen gelişmeler kapsamında artık söz konusu belge, elektronik ortamda e-irsaliye şeklinde düzenlenebilmektedir. Bu belgeyi oluşturmamak, cezai işleme tabidir. Sevk aşamasındaki irsaliyenin kesilmemesi ya da düzenlenmemesi halinde özel usulsüzlük cezası uygulaması söz konusudur. 2023 yılında irsaliye makbuzunun kullanılmaması durumunda uygulanacak olan özel usulsüzlük ceza tutarı, 2.200 TL olarak belirlenmiştir.
Sevk İrsaliyesi Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
Söz konusu uygulamaya dair sıkça sorulan soruları bu bölümde sizler için derledik. Bu belgenin hangi durumlarda düzenlenemeyeceği, faturadan sonra kesilmesinin mümkün olup olmadığı ve kaç gün geçerli olduğu konusunda aklınıza gelebilecek pek çok önemli bilgiye bu bölümden ulaşabilirsiniz.
Sevk İrsaliyesi Kaç Gün Geçerlidir?
Sevk irsaliyesinin faturası, düzenlenmesini takiben en geç yedi gün içinde kesilmelidir. Ürün/ürünler kim tarafından taşınıyorsa irsaliyesi de o kişinin yanında olmalıdır. Eğer irsaliye satıcı tarafından hazırlanmışsa, nakliye işlemini alıcı yapsa dahi sorumluluk o aşamada kesinlikle satıcıya aittir. Herhangi bir problem yaşanması halinde satıcı cezalandırılır.
Sevk İrsaliyesi Faturadan Sonra Kesilir mi?
Mal teslimatı ya da hizmet süreci tamamen gerçekleşmiş olmasa da bazı durumlarda fatura düzenlenmesi mümkün olabilir. Temel kurala göre mal teslimini veya hizmet sürecini takiben belgeye bağlı olarak 1 haftaya kadar faturanın düzenlenmesi gerekir.
Sevk İrsaliyesi Hangi Hallerde Düzenlenmez?
- VUK’un 230. maddesin 5 no’lu bendinde belirtildiği üzere tüketicilerin perakende aldıkları malları kendilerinin taşıması ya da taşıttırması durumunda bu mallar için fatura veya perakende satış fişinin olması koşuluyla söz konusu belgeye ihtiyaç duyulmaz.
- Mükelleflerin kendi işyerlerinde kullanmaları ya da tüketmeleri amacıyla satın almış oldukları kırtasiyeden, büro ve temizlik malzemelerine, yemekten içeceklere kadar pek çok ufak miktardaki malları taşımaları ya da taşıttırmaları durumunda bir kural geçerlidir. Bu kurala göre söz konusu mallar için faturanın taşıma aşamasında araçta bulundurulması ve fatura üzerine “Bu ürünler için sevk irsaliyesi düzenlenmemiştir” ibaresinin yazması şartıyla bu belgeye gerek duyulmayacaktır.
- Belediye, Tekel idareleri, Orman İşletmeleri vb. kamu kurum ve kuruluşları tarafından satışı gerçekleştirilen çeşitli ürünlerin sevkiyatında, sevk adına hazırlanan belgelerde malın cinsinden miktarına, alıcının adı, soyadı, ticari unvanı, vergi dairesi ve hesap numarası gibi bilgilerin bulunması durumunda bu makbuzlar, sevk irsaliyesi işlevi görür.
- Gümrük idareleri tarafından hazırlanıp verilen resmi belgeler, sevk irsaliyesi niteliğindedir.
- Ürünün irsaliyeli faturayla taşındığı hallerde ayrıca söz konusu belgenin oluşturulması koşulu aranmaz.
Sevk irsaliyesi düzenleme, e-irsaliye zorunluluğu, e-fatura zorunluluğu gibi e-dönüşüm kapsamlı işlemlere dair merak ettiğiniz mali yönetim süreçleri için DİA ile iletişime geçebilirsiniz. DİA ile mali yönetiminizi yaparken hem vakit kazanabilir hem de maddi tasarruf sağlayabilirsiniz. Ayrıca kurumunuzun ihtiyaç duyabileceği ön muhasebe sistemiyle mali takip ve bankacılık işlemlerinizi yalnızca tek platform sayesinde gerçekleştirebilirsiniz.
Önceki yazımıza https://www.eirsaliyezorunlulugu.com/e-irsaliye-iptali-nasil-yapilir/ linkinden ulaşabilirsiniz.
