Günümüzde giderek dijitalleşen işletme yapılarında, e-dönüşümün beraberinde getirdiği bir diğer uygulama da e-irsaliyedir. Ticari faaliyetleri bulunan işletmeler için e-irsaliye kullanmak hem zamandan hem de maliyetlerden ciddi tasarruflar sağlar. Peki, e-irsaliye nedir? Şirketler hangi durumlarda e-irsaliye hazırlar? Kimler e-irsaliye kullanmaya başlayabilir?
E-İrsaliye Nedir?
E-irsaliye, ticari faaliyet yürüten bir işletmenin bir ürünü taşıması ve sevk etmesi sürecinde kullandığı belgenin dijital versiyonudur. E-irsaliyenin yasal düzlemde matbu irsaliyeden hiçbir farkı yoktur. Matbu irsaliyeler kendi içerisinde taşıma ve sevk irsaliyesi olarak ikiye ayrılırken, e-irsaliyeler sıklıkla sevk irsaliyesi olarak hazırlanır. Taşıma irsaliyesi de e-irsaliye olarak hazırlanabiliyor olsa da, araçta bulunabilmesi açısından kağıt taşıma irsaliyesi halen daha yoğun tercih edilmektedir.
Fatura ve irsaliye birbirleriyle karıştırılabilen belgelerdir. İrsaliye, satıcı tarafından hazırlanır ve aslında işi açıklayan bir belgedir. Sevk irsaliyeleri fatura yerine geçmez ve kullanılamaz. Bir ürünün satılması ile birlikte, o ürünün alıcı adresine götürülmesi için sevk irsaliyesi hazırlamak gerekir. Ürünün satıcı tarafın deposundan çıktığının ve alıcı tarafa teslim edildiğinin ispat belgesi olarak hazırlanır ve imzalanır. Aynı şekilde ürünleri alan taraf da, teslim aldığına dair bu belgeyi imzalar. Yani irsaliyeler, satışı gerçekleştirilen ürünlerin teslim edildiğinin ispatı olan belgelerdir. E-irsaliye uygulamalarına geçişle birlikte bu süreçler çok daha kolay hale gelmiştir.
E-irsaliye, sıra numarası, seri numarası ve tarih gibi bilgilerle hazırlanmalıdır. Bununla beraber irsaliyenin hazırlanmasının ardından geçen 7 gün içerisinde faturanın da hazırlanması gerekir. Öte yandan, sevki gerçekleştirilen ürünlerin miktarı, cinsi, nereden sevk edildiği ve nereye teslim edildiği de irsaliye üzerinde yer almalıdır. Faturayı irsaliyeden farklı bir ay veya yılda kesmek mümkün değildir. İrsaliye, bir malın sevk edildiğinin ve teslim edildiğinin ispatı olarak öne çıkan en önemli belgedir.
Kimler E-İrsaliye Düzenlenebilir?
E-irsaliye hazırlama işlemi, hem alıcı hem de satıcı tarafından e-irsaliye sistemine geçiş yapmış olmasıyla yapılabilir. Yani e-irsaliye hazırlamak için sadece satıcı tarafın değil, alıcı tarafın da e-irsaliye kullanıyor olması gerekir. Eğer taraflardan birisi e-irsaliye kullanmıyorsa, e-arşiv fatura ya da matbu sevk irsaliyesi hazırlamak gerekir.
E-İrsaliye Yol Denetimi
E-irsaliyeler ile ilgili en merak edilen konulardan birisi de yol denetimidir. Günümüzde taşıma irsaliyeleri halen yoğun olarak matbu şekilde hazırlanıyor olsa da, aslında buna gerek kalmamıştır. Zira yol denetimi yapan memurlar, hazırlanmış olan bir e-irsaliyeyi, ellerinde bulunan cihaz ile barkod okutarak inceleyebilir ve geçiş izni verebilir. Yani e-irsaliye sistemi tüm yol denetimleri için de kullanılabilir hale çoktan getirilmiştir. Ancak daha önce de söylediğimiz gibi taşıma irsaliyeleri halen özellikle de şoförlerin “yanımızda bir evrak olsun” talebi veya araçta kullanılabilecek bir mobil cihaz bulunmaması gibi sebeplerle matbu olarak hazırlanmaktadır. Sevk irsaliyelerinde böyle bir engel bulunmadığından, artık yoğun olarak e-irsaliye olarak hazırlanmaktadır.
E-İrsaliye Geçişi Nasıl Yapılır?
E-irsaliyeye geçiş yapmak için öncelikle e-faturaya geçiş yapılmış olması gerekir. Bu bağlamda e-fatura ve e-irsaliye kullanmak isteyen işletmeler için 3 yöntem bulunur:
- GİB Portal: Gelir İdaresi Başkanlığı Portalı’nı kullanarak, e-irsaliye hazırlamaya başlamak mümkündür.
- Entegrasyon: Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvuru yaparak, şirketin halihazırda var olan yönetim sistemini GİB’e entegre etmek mümkündür.
- Özel Entegratör: DİA Yazılım gibi bir özel entegratör ile anlaşarak, e-irsaliye kesmeye başlanabilir.
İster gönüllü, ister zorunlu olsun, e-irsaliye kullanımına geçiş yapmak ve konuyla ilgili bilgi almak için internet sitemizde yer alan iletişim kanalları üzerinden bize ulaşabilirsiniz.
