Teknolojinin giderek gelişmesi ile özellikle iş hayatında birbirinden farklı yenilikler de meydana gelmektedir. İş hayatının vazgeçilmez parçaları olan faturalar ve diğer belgeler, artık elektronik ortama taşınmaktadır. Yasalar gereği birçok mükellefin belirli şartları taşıması durumunda e-fatura, e-irsaliye ve e-arşiv gibi belgelere geçişi zorunlu tutulmuştur. E-İrsaliyeye geçiş sürecinde bilmeniz gerekenler ise yetkililer tarafından belirlenmekte ve kullanıcılara sunulmaktadır. Bu kapsamda e-irsaliye geçiş zorunluluğu 2024 yılında da 2023 yılı toplam cirosu 10 milyon TL ve üzeri olan tüm e-fatura kullanıcılarına getirilmiştir.
Bir malın sevki sırasında bulundurulması gereken sevk irsaliyesi de e-irsaliye olarak elektronik ortama taşınmıştır. Birbirinden farklı avantajları da beraberinde taşıyan e-irsaliyeye geçiş sürecinde bilmeniz gerekenler, bu sürece daha hızlı adapte olmanıza olanak tanımaktadır. E-İrsaliye, kâğıt irsaliye ile aynı hukuki ve yasal özelliklere sahiptir. Çok sayıda mükellef, sunduğu avantajlar ve kolay kullanımı sebebi ile zorunlu tutulmamasına rağmen e-irsaliye kullanmayı tercih etmektedir. Elektronik belgelerin kullanımı ve geçiş süreci konusunda ise birçok tereddüt ve kafa karışıklığı ise mevcut olabilmektedir. Dolayısıyla e-irsaliyeye geçiş sürecinde bilmeniz gerekenler eksiksiz ve doğru bir şekilde anlaşılması durumunda bu süreç son derece kolay ve hızlı olabilmektedir.
1. E-İrsaliye Belge Düzeni ve Kuralları
E-İrsaliye düzenleme işlemi esnasında mükelleflerin birtakım belge düzeni ve kurallarına dikkat etmesi gerekmektedir. Söz konusu bu elektronik belge üzerinde alıcıya ait isim, soyisim, unvan, adres, taşınan malın cinsi, miktarı, sevk tarihi, dakikası, saati ve şoför bilgileri de mutlaka bulundurulmalıdır. E-İrsaliyeye geçiş sürecinde bilmeniz gerekenler arasında bu bilgilerin eksik ya da yanlış olması durumunda birtakım cezai yaptırımlar uygulanabilmektedir.
2. Kayıtlı Olmayan Mükelleflere E-İrsaliye Düzenleme Süreci
E-İrsaliye zorunluluğu bulunan mükelleflerin, bu uygulamayı kullanmayanlara nasıl belge düzenleyeceği ise e-irsaliyeye geçiş sürecinde bilmeniz gerekenler arasında büyük bir merak konusudur. Söz konusu alıcı, e-irsaliye kullanmıyor fakat kimlik bilgileri biliniyorsa bu bilgiler doğrultusunda e-irsaliye düzenlenebilir. Sevkiyatın başlaması esnasında alıcının ve mal miktarının bilinmemesi durumunda ise VKN/TCKN bölümüne “5555555555” yazılmalı ve belge üzerinde “Muhtelif Müşteriler” ibaresi yer almalıdır.
İhracat irsaliyesi düzenlenmesi durumunda da bazı önemli hususlar bulunmaktadır. Burada VKN/TCKN bölümüne ise “2222222222” yazılmalıdır. Alıcısının e-irsaliyeye geçiş yapmadığı durumlarda ise e-irsaliyenin sevkiyattan önce düzenlenmesi gerekmektedir. Ayrıca ihracat e-irsaliye örneği kopyası alınarak sevkiyat esnasında bulundurulmalıdır.
3. E-İrsaliyede Tarih Güncellemeleri
E-İrsaliye düzenlenirken belge üzerinde malın sevk edildiği tarih ve belgenin düzenlendiği tarih açıkça belirtilmelidir. E-İrsaliye, malın alıcısına teslim edildikten sonra tarih ile ilgili güncelleme yapılması mümkün değildir. Kısacası geriye dönük irsaliye düzenlenmesi mümkün değildir. Taşıma irsaliyesi, malın sevk edildiği tarihte düzenlenirken e-irsaliye ise belgenin düzenlendiği tarihte düzenlenmektedir. Bu doğrultuda “taşıma irsaliyesi e-irsaliye kapsamında olacak mı?” sorusuna hayır yanıtını vermek mümkün olmaktadır. “E-İrsaliye tarihi ile fiili sevk tarihi arasında kaç gün olabilir?” sorusuna karşılık olarak ise fiili sevkiyatı takip eden 7 gün içerisinde e-irsaliyenin düzenlenmesi zorunludur.
E-İrsaliyeye geçiş süreci için bilmeniz gerekenler arasında tüm bu ayrıntılar göz korkutucu olsa da DİA Yazılım’ın kolay arayüzü ile tüm bu işlemler oldukça kolay bir şekilde gerçekleşebilir. DİA Yazılım, hemen herkese hitap edebilen arayüzünün yanı sıra güvenli alt yapısı ile kullanıcılarının tüm bilgilerini uzun süre güvenle koruyabilir.
4. Zincir Teslim Durumunda E-İrsaliye Uygulamaları
Zincir teslim durumunda iken e-irsaliye düzenlenmesi mümkündür. E-İrsaliyeye geçiş sürecinde bilmeniz gerekenler arasında, incelenen tüm e-irsaliye örneklerinde dikkat çeken bir nokta vardır. Bu kapsamda bir malın satışını yapan ve alan tarafların yanı sıra bu malı alıcı ve satıcı adına hareket ettiren kişiler için de e-irsaliye düzenlenebileceği açıkça belirtilir.
5. Şubeler Arası Mal Sevkiyatında E-İrsaliye Kullanımı
Şubeler arası mal sevkiyatı sırasında e-irsaliye düzenlenmesi gerekmektedir. Düzenlenecek olan bu e-irsaliyede mükellef bilgilerine aynı bilgiler yazılırken, teslim alacak olan adresin değiştirilmesi yeterli olmaktadır. Böylelikle bir işletmeye bağlı farklı şubelere gerçekleştirilen ürün sevkiyatları da kayıt altına alınabilmektedir. Tüm bu e-irsaliyeye geçiş sürecinde bilmeniz gerekenler, hem yasal anlamda işletmeleri koruma altına alabilirken hem de zaman açısından büyük kolaylıklar sunabilir.
6. E-İrsaliyelerin Muhafaza Yöntemleri
Eski zamanlarda kâğıt irsaliyelerin ve bu gibi diğer kâğıt faturaların muhafaza edilmesi son derece kritik ve maliyetliydi. Fakat günümüzde geliştirilmiş olan elektronik belgeler, düzenleme açısından olduğu kadar muhafaza açısından da büyük kolaylıklar sağlar. E-İrsaliye mükellefi olan kullanıcılar, kendilerine en uygun hizmeti sunan DİA Yazılım gibi bir entegratör firma aracılığı ile tüm belgelerini kolay bir şekilde elektronik ortamda muhafaza edebilir. Böylece e-irsaliyeye geçiş sürecinde bilmeniz gerekenlere daha kolay ulaşabilir, süreci sorunsuz yönetebilirsiniz.
7. Fiili Sevk Öncesi Fatura Düzenleme Prosedürü
Satışı yapılmış olan bir malın, sevkiyatından önce e-irsaliye belgesinin de hazırlanması durumunda söz konusu e-irsaliye belgesinde fatura bilgilerine de yer verilmektedir. Düzenlenen faturada ayrıca irsaliye bilgileri yer almamaktadır. Fatura üzerinde yer alan not kısmına “malın daha sonra teslim edileceği ve e-irsaliyenin de daha sonra düzenleneceği” ibaresi muhakkak yer almalıdır. DİA Yazılım tarafından sunulan çözümler ile kullanıcılar tüm e-irsaliye düzenleme süreçlerini hızlı ve kolay bir şekilde tamamlayabilir. Böylece özelleştirilebilir fatura ekranı, kolay kullanım ve internete bağlanan her cihazdan mekândan bağımsız kullanabilme özelliği tanıyan DİA Yazılım, e-irsaliyeye geçiş sürecinde bilmeniz gerekenler konusunda güvenilir bir rehber haline gelir.
8. Zincir Teslimlerde E-İrsaliye Uygulama Esasları
Zincir teslimler, iş akışına büyük bir hız kazandırsa da fatura ve irsaliye düzenleme konusunda büyük bir dikkat gerektiren iştir. Örnek olarak; A üreticisinden bir ürün satın alan B toptancı işletmesi, C bayisine; C bayisi ise henüz eline ulaşmamış olan ürünleri D müşterisine satışını yapabilmektedir. Bu durumda e-irsaliyeye geçiş sürecinde bilmeniz gerekenler arasında her satış işlemi için ayrı bir fatura düzenlenmesine gerek olmadığı öne çıkar. Burada dikkat edilmesi gereken husus, ürüne ait her bir sevkiyat işleminde irsaliye belgesinin düzenlenmesi gerektiğidir. E-İrsaliye ile ürünün teslimine ait yanıtlar verilebilmekte ve tüm bu düzenlemeler kısa sürede gerçekleştirilebilmektedir.
9. Eksik Teslim Alınan Mallarda E-İrsaliye Süreci
Fatura üzerinde yer alan mal miktarının yalnızca bir kısmının teslim edilmesi durumunda, mükellefler portal üzerinden e-irsaliye yanıtını karşı tarafa ulaştırabilir. Kendisine teslim edilen mallar ile ilgili kısmı kabul yanıtı verebilir. Eksik teslim alınan mallarda, alıcı firma e-irsaliye reddi veya e-irsaliye iptali gibi yanıtlar vermesi hükümsüzdür. Çünkü bu gibi direkt red yanıtları mal ya da alıcı bilgilerinin hatalı düzenlenmesi sonucunda geçerlidir. Ayrıca e-irsaliye red süresi olan 7 günün sonrasında verilen irsaliye yanıtları da kabul edilmez. Böylece bu gibi e-irsaliyeye geçiş sürecinde bilmeniz gerekenlere dikkat ederek süreci daha iyi yönetebilirsiniz.
10. Tam Teslim Alınan Mallarda E-İrsaliye İşleyişi
Satın alınan malların tam olarak kendisine ulaşmış olması durumunda, alıcı firma e-irsaliye portalı üzerinden bu belgeye kabul yanıtını verebilmektedir. Herhangi bir yanıt verme zorunluluğu bulunmasa da sürecin daha hızlı gerçekleşebilmesi için genellikle e-irsaliye yanıt hizmeti sıklıkla kullanılmaktadır. Elektronik irsaliye kullanımının en kolay hali olan DİA Yazılım, mükelleflerine hızlı ve pratik bir şekilde e-irsaliye başvuru aşamalarını tamamlama imkanını da sunmaktadır. Deneyimli bir ekibe sahip olan DİA Yazılım, kullanıcılarına e-irsaliyeye geçiş sürecinde bilmeniz gerekenleri de ayrıntılı bir şekilde anlatarak tüm süreci kolaylaştırmaktadır. Kaliteli alt yapısı ile tüm elektronik belgeleri uzun süre koruyabilme olanağı tanıyan DİA Yazılım, aynı zamanda kullanıcılarına maddi ve zamandan da önemli tasarruflar yapabilme imkânı sunmaktadır.
Önceki yazımıza https://www.eirsaliyezorunlulugu.com/e-irsaliye-gecmeme-cezasi-nedir/ linkinden ulaşabilirsiniz.