Günümüzde teknolojinin hızlı gelişmesiyle birlikte e-belge uygulamalarında her geçen gün artış gözlemlenmektedir. Bu uygulamalardan biri de ürün hareketlerinin takip edilmesini sağlayan e-irsaliye belgesidir. E-dönüşüm kapsamında hayata geçirilen ve elektronik ortamda hazırlanan irsaliyeler, matbu olanlarla aynı hukuki değere sahiptir.
Bu uygulamayla; belgeler satıcıdan alıcıya gönderilmeden önce taslak şeklinde kaydedilebilir, gerekli durumlarda yapılan düzenlemelerle hemen gönderilebilir. Arşivleme olanağı sayesinde her an verilere ulaşabilir ve bu verileri raporlayabilirsiniz. Bunlara ek olarak irsaliye düzenlendikten sonra bir hafta içerisinde faturasının da kesilmesinin gerektiği unutulmamalıdır.
Bir taşıtla sevki gerçekleşmeyen, sevk edilmeyen ya da fiilen teslim miktarları özel sayaçlar aracılığıyla gerçekleştirilen teslimatlarda, mükelleflerin iki taraflı olarak sevk irsaliye belgesini düzenleme zorunlulukları bulunmamaktadır.
E-İrsaliye Nedir?
“E-irsaliye nedir?’” sorusu, tebliğ ile bu kapsama dahil olan mükelleflerin en çok merak ettiği konuların başında gelmektedir. E-irsaliye, sevk irsaliyesi düzenlemek isteyenlerin tercih ettiği dijital bir uygulamadır. Ürün taşıma işlemleri özelinde oluşturulan sevk irsaliyesinin; elektronik ortamda hazırlanan, gönderilen ve de arşivlenen versiyonu olarak tanımlanabilir. Bu dijital versiyon da matbu şekilde hazırlanan sevk irsaliyeleriyle aynı hukuksal geçerliliklere sahiptir. Tek farkı tüm işleyiş süreçlerinin dijital ortamda gerçekleşiyor olmasıdır.
Bu belge tipinin arşivlenme süresi 10 yıldır. Genellikle alışveriş ya da sevkiyatlar sırasında gerçekleştirilen işlemlerin yasallığını belgelemek suretiyle kullanılır. Bundan dolayı mevcut tüm bilgilerin matbu formatta olduğu gibi belgenin dijital versiyonunda da bulundurulması gerekir. İmza aşamasında mali mührünüze ihtiyaç duyulmaz. Sadece e-irsaliye kullanımına başlamadan önce hesap aktivasyonu için tek sefere mahsus olmak kaydıyla mali mührünüz gerekir.
Geçiş yapmak isteyen mükelleflerin e-fatura kullanımına dahil olmaları ya da her iki işlemi aynı anda gerçekleştirmeleri şarttır. Burada amaç, alışveriş yapan taraflar arasında teslimatın sorunsuz şekilde tamamlanmasını sağlamaktır.
E-İrsaliye Uygulamasına Geçiş Şartları Nelerdir?
‘’E-irsaliye nedir?’’ sorusuna cevap verdikten sonra bu uygulamaya geçiş şartlarından bahsedebiliriz. Sisteme geçmek için aşağıdaki şartları sağlamanız gerekir:
- E-fatura uygulamasında kaydı bulunan, 2022 yılı brüt satış hasılatı 10 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler; 1 Temmuz 2023 itibariyle bu sisteme geçiş yapmalıdırlar.
- Demir çelikten eşyalar imal eden, ithal eden veya ihracat işlemi yapan mükelleflerin E-faturaya dahil olma şartı bulunmaksızın uygulamaya geçiş yapmaları şarttır.
E-İrsaliye Kimler İçin Zorunludur?
GİB’in (Gelir İdaresi Başkanlığı) yaptığı son güncellemeyle birlikte e-irsaliyeye geçiş zorunluluğu konusunda bazı değişikliklere gidildi. Bu düzenlemeyle birlikte 2022 ve sonrası hesap dönemlerinde brüt satış ciro tutarı 10 milyon TL olan mükelleflerin uygulamaya zorunlu geçiş yapması gerekmektedir.
Söz konusu kurala uyan işletmelerin sisteme geçmeleri gereken en geç tarih, 1 Temmuz 2023 günüdür. Gönüllü olarak bu uygulamaya geçmek isteyen firmalar da diledikleri herhangi bir tarihte sürece dahil olabilirler.
E-İrsaliye Nasıl Düzenlenir?
E-irsaliye düzenlerken belgede aşağıdaki bilgilerin yer alması gerekir.
- İrsaliyenin düzenleme tarihi ile belge numarası
- Sevk tarihi ile sevk zamanı
- Ürünlerin taşınacağı aracın plakası, şoför bilgileri
- Belgenin sistemden detaylı olarak incelenmesi, sorgulanması ya da doğrulanması için gerekli olan barkod
Belge düzenlendikten sonra kesme işleminin gerçekleşebilmesi için dijital ortamda alıcı ve satıcı tarafların sisteme kayıtlı olması gerekir. Kullanıcılardan herhangi birinin elektronik irsaliye kullanıcısı olmaması halinde işlem, e-arşiv fatura veya sevk irsaliyesi formatıyla gerçekleştirilmektedir.
E-İrsaliye Uygulamasının Önemi Nedir?
Mal hareketlerini ve tüm işleyişi dijital ortamda takip etmeyi sağlayan e-irsaliye, alıcı ve satıcı taraflar yönünden faydalı ve etkili bir seçenektir. Bu sayede taraflar teslim edilen ve alınan her türlü ürünün durumunu takip edebilecekleri gibi faturalandırma süreçlerini de daha sağlıklı bir şekilde yürütebileceklerdir. Yapılan teslimatların doğru şekilde gerçekleşip gerçekleşmediğini de e-irsaliye yanıtıyla takip edebileceklerdir.
E-İrsaliye Kullanımının Avantajları
- Zaman ve Maliyet Kazandıran Çözümler
Matbu irsaliye oluştururken harcanan zaman, bu uygulama sayesinde en az seviyeye iner. Böylece işletmelerin hem zamandan hem de personelden tasarruf etmesi mümkün hale gelir. Uygulama; matbu irsaliyenin baskısından hazırlanmasına, onaylanmasından postalanması ve arşivlenmesine kadar yapılan tüm masraflarda firmaların ekonomisine de katkıda bulunur.
- Hızlı ve Çözüm Odaklı Yaklaşımlar
E-irsaliyenin elektronik ortamda gönderilmesiyle hem alıcı hem de satıcı arasında belgenin ulaştırma süresi, son derece kısalır. Bu sayede düzenleme, kabul edilme, red, kısmi kabul ve iade başta olmak üzere ortaya çıkabilecek pek çok aksaklıkta hızlıca satıcı tarafa iletimin gerçekleşmesi mümkün hale gelir.
- Eski Tarihli Belgelere Anlık Olarak Ulaşma Kolaylığı
Veriler elektronik ortamda bulunduğu için önceki tarihlerde hazırlanan irsaliyelere ulaşmak, onları denetlemek ve ihtiyaç anlarında kontrol etmek saniyeler sürer.
- Güvenli Arşivleme
Elektronik irsaliye, 10 yıl boyunca dijital ortamda saklanır. Bu da matbu irsaliye belgelerinin arşivlenmesinde harcanan zamanın yanı sıra alan kiralama veya personel masrafını da ortadan kaldırmış olur.
- Raporlama Kolaylığı
Uygulama işletmelerin halihazırda kullandığı muhasebe sistemlerine entegre edilebildiği için parasal girdi-çıktı işlemlerindeki hız maksimum seviyeye ulaşır. Bu da raporlamada kolaylık sağlar.
- Çevreci Sürdürülebilirlik
Matbu haldeki basılı irsaliyeler için kesilmek zorunda olan yüz binlerce ağaç, e-irsaliye ile doğada varlığını sürdürmeye devam eder.
- SMS Gönderimi
Belgeleri SMS ile göndererek müşterilerinize süreçlerinizi hem hızlıca hem de temassız şekilde gerçekleştirebilirsiniz.
- Karekod Erişimi
E-irsaliyelerde yer alan karekodlarla GİB’e iletilen elektronik irsaliyelere anlık şekilde erişebilir, tüm mal hareketlerini kolaylıkla takip etmenin konforunu yaşayabilirsiniz.
- İtibar Duygusu
Bu sisteme geçtiğiniz zaman hem müşterileriniz hem de iş ortaklarınız nezdinde teknolojiyi daimi olarak kullanan, şeffaf ve kanunlara uygun işlemler yapan bir imaj çizmiş olursunuz.
E-İrsaliye Hakkında Sık Sorulan Sorular
E-irsaliye zorunluluğu hakkında mükelleflerin en sık sorduğu soruları bu bölümde sizler için ele aldık. Daha fazlası için DİA danışma ekibimizle iletişime geçebilirsiniz.
E-İrsaliye Mükellefleri İçin E-Fatura Zorunlu mudur?
Uygulamaya geçiş yapmak için ilk önce e-fatura kullanıcısı olma şartı vardır.
Kimler E-İrsaliye Mükellefi Olarak Kabul Edilir?
- GİB tarafından yapılan düzenlemelerle birlikte 2022 ve devam eden hesap dönemleri için brüt satış cirosu 10 milyon TL olanlar
- ÖTK’ya ekli listede adı geçen ürünlerin imalatı, ithalatı, teslimatı vb. faaliyetlerden dolayı EPDK tarafından lisans alanlar
- ÖTK’ya ekli listede yer alan malların imalat, inşaat veya ithalat faaliyetinde bulunanlar
- Hem maden ruhsatı hem de sertifikası almış olanlar
- Şeker üretimi gerçekleştirenler
- Gübre Takip Sistemi kapsamına dahil olanlar, e-irsaliye mükellefi olarak kabul edilir.
- Hal Kayıt Sistemi’nde var olan, toptan şekilde hem sebze hem de meyve ticareti yapmaya başlayan tüccarlar ve komisyoncular
Yukarıda bahsi geçen kişilerin; belirtilen koşulların sağlandığı ayı takiben dördüncü ay başı itibariyle bu sisteme geçiş yapmaları ve bu tarih sonrasında düzenlenecek olan sevk irsaliye belgelerini bazı özel durumlar haricinde, e-irsaliye şeklinde hazırlamaları gerekir. Ayrıca kayıtlı olan kullanıcılardan da belgeyi e-irsaliye olarak almaları gerekir.
E-İrsaliye ile Kâğıt İrsaliye Farkı Nedir?
Elektronik ortamda hazırlanıp düzenlenen irsaliye ile matbu biçimde düzenlenen irsaliye arasında hukuki anlamda hiçbir fark yoktur. e-irsaliyenin tek farkı, taşımayı gerçekleştiren araca ait plaka ve şoför kimlik bilgilerinin de üzerinde yer almasıdır.
E-İrsaliye Düzenlememenin Cezası Var mıdır?
Taşıma irsaliyesinin düzenlenmemesi, kullanılmaması, gerektiği şekilde bulundurulmaması, aslı ve örneği arasında birbirinden farklı meblağların olması, gerçeğe aykırı nitelikte düzenlenmesi ya da hiç düzenlenmemesi halinde her belge için 2.200 TL tutarında özel usulsüzlük cezası kesilmektedir.
E-İrsaliye Nasıl İptal Edilir?
E-irsaliye belgesi iptal edilemez ancak kısmen ya da tamamı olacak şekilde red edilebilir. İrsaliye yanıtı belgesi düzenlendikten sonra işlem devam ettirilebilir. Ancak satıcı tarafın e-irsaliyesini iptal edemeyeceği unutulmamalıdır.
E-İrsaliye Düzenlemek İçin Ne Yapmalıyım?
Bir malın sevki öncesinde e-irsaliyesinin düzenlenmesi ve GİB’e kaydedilmesi önemlidir. DİA e-irsaliye uygulamasıyla artık bu belgeyi kesme süreçleri son derece kolaylaşmıştır. Tek bir platform üzerinden hem e-fatura hem de elektronik irsaliye kesebilirsiniz. Üstelik belgelerin takibini de anlık şekilde yapabilirsiniz.
Birkaç basit adımla e-irsaliye düzenlemeye hemen başlayabilirsiniz. DİA hesabınıza giriş yaptıktan sonra ilgili yönergeleri tıklayarak açılan sayfa üzerinden belgenizi oluşturmanız çok kolaydır. Hazırlamış olduğunuz belgeyi satış faturası formatına da getirebilirsiniz.
E-İrsaliyenin İptali Mümkün Müdür?
‘’Yanlış düzenlenmiş olan e-irsaliye iptal edilebilir mi, irsaliyeye ret verilebilir mi?’’ sorusu da merak edilen konular arasında yer almaktadır. 509 sıra no’lu VUK genel tebliği içerisinde belirtildiği üzere e-irsaliye belgesi iptal edilemez. Ancak ürünün fiili sevki öncesinde karşılaşılabilecek herhangi bir problemde ya da alıcı bilgilerinin yanlış olduğunun tespitinde, alıcı tarafından belgenin tamamına irsaliye yanıtıyla red şeklinde dönüş yapılabilir.
DİA ile E-İrsaliyeye Geçiş Nasıl Olur?
Dijital ortamda hazırladığınız sevk irsaliyeleriyle sevkiyat ve ticari süreçlerinizi hızlandırıp büyük ölçüde verim sağlayabilirsiniz. DİA e-irsaliye sistemine dahil olduğunuzda aynı zamanda bulut tabanlı olan Türkiye’nin en gelişmiş ERP programını kullanımını da tercih etmiş olursunuz.
Bulut teknolojisinin sunduğu benzersiz ayrıcalıklar sayesinde internete bağlı olduğunuz her yerde, dilediğiniz cihazlar üzerinden belgeyi düzenlemek, göndermek ve alabilmek mümkün olur. DİA’nın sunduğu diğer e-belge çözümleriyle de entegre şekilde çalışan bu sistem, sizi rakiplerinizden kazançlı çıkarır. Bu sayede e-fatura, e-arşiv fatura, e-defter gibi işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz.
DİA ile e-irsaliye işlemleri uygulamasına geçişin büyük avantajlarından bir diğeri olan ‘sürükle bırak’ sistemiyle çalışan tasarım sayfası son derece konforlu bir kullanım vadeder. Bu sayfada logodan marka bilgisine pek çok farklı eklemeler yapıp kendi tasarımınızı hazırlamanız mümkün olur. Kısacası DİA sayesinde tüm taşınma süreçleri hızlanırken, verim artar ve müşteri memnuniyetinde yüksek performans elde edilmiş olur.
DİA, Türkiye’nin önde gelen firmalarıyla kaliteli iş birlikleri yürütür. Uygulamaya geçişlerde deneyimli çalışma ekibinin liderliği, firmaların ihtiyaç duyduğu dijital dönüşüme öncülük eder. Ayrıca markalara kapsamlı olarak özel çözümler sunar. Hemen kullanmaya başlamak ve detaylı bilgi almak için internet sitemizde yer alan formu doldurabilirsiniz. Müşteri hizmetlerimiz en hızlı sürede sizinle iletişim kuracaklardır.
