Dijital belge kullanımının giderek artmasıyla beraber iş dünyasındaki birçok faaliyet hem daha hızlı hem de daha güvenilir bi hal aldı. Özünde e-fatura kullanımıyla başlayan bu süreç, e-irsaliyelerin de devreye girmesiyle çok daha geniş kapsamlı oldu. Bu yazımızda e-irsaliye hakkında bilinmesi gerekenlere değindik.
E-İrsaliye Nedir?
E-irsaliye, matbu olarak hazırlanan irsaliyelerin, dijital olarak hazırlanması, gönderilmesi ve saklanması olarak tanımlanabilir. E-irsaliyelerin matbu irsaliyelerden yasal zeminde hiçbir farkı yoktur.
E-irsaliyeler dijital sistemler üzerinden gözlemlenebildiği için, yanıt vermesi de artık çok kolaydır. Böylece mal kabulü veya reddi de hızla gerçekleştirilebildiği için, tahsilat süreci büyük hız kazanır.
E-irsaliye, ürün gönderimi yapmadan önce hazırlanmalıdır. Hazırlandıktan sonra Gelir İdaresi Başkanlığı sistemi üzerinden alıcı tarafa gönderilir. Aynı zamanda e-irsaliye çıktısı alınarak, ürünün gönderileceği araca koyulabilir.
E-irsaliyeler, tıpkı e-faturalarda olduğu gibi şirketlerin kağıt giderlerini ve iş yükünü azaltarak büyük tasarruf sağlar. Aynı zamanda matbu irsaliyelerde olduğu gibi kaybolma ya da doğal afet ile yok olma gibi riskleri yoktur.
E-İrsaliyelerin Üzerinde Hangi Bilgiler Yer Almalıdır?
Bir e-irsaliyenin üzerinde hangi bilgilerin yer alacağı, diğer tüm elektronik belgelerdeki gibi GİB tarafından netleştirilmiştir. Bu bilgiler şunlardan oluşur:
- Belgeyi hazırlayan işletmenin adresi, vergi numarası, vergi dairesi, hesap bilgileri ve ticaret unvanı
- Düzenleme tarihi ve e-irsaliye belge numarası
- Alıcı tarafın isim-soyisim, ticaret unvanı, vergi numarası, T.C. kimlik numarası ve adresi
- Malın götürüleceği sevk tarihi, saati ve dakika bilgileri
- Götürülecek olan ürünün türü ve miktarı
Matbu irsaliyelerden farklı olarak e-irsaliyelerin üzerinde fazladan bilgiler yer alır. Matbu irsaliyelerde malı taşıyan aracın plaka bilgileri ve şoförün kimlik bilgileri bulunmazken, e-irsaliyelerin üzerinde bulunur.
E-İrsaliye Kullanmanın Avantajları Nelerdir?
E-irsaliye kullanımı hem maliyetlerden hem de iş yükünden tasarrufu sağlar. Bu da işletmeler için verimliliğin artmasına neden olur. Genel olarak e-irsaliye kullanmanın avantajları şunlardır:
- Maliyetler düşer: İşletmeler matbu irsaliye kullanarak kağıt, kargo, arşiv gibi giderlere sahip olur. Aynı zamanda matbu irsaliyelerin hazırlanma süreleri e-irsaliyelere göre çok daha yüksek olduğu için, işçilik maliyeti de yüksek olur. E-irsaliye ile birlikte bu maliyetler ciddi oranda düşer.
- Zamandan tasarruf: İrsaliyeyi matbu olarak değil de, dijital olarak hazırlayan işletmeler, zamandan büyük oranda tasarruf ederler. Böylece ilgili personeller farklı iş alanlarına daha fazla vakit ayırabilir.
- Tahsilat hızlanır: E-irsaliye hazırlama, gönderilme, kabul, red, iade gibi süreçleri hızlandırarak, günün sonunda tahsilat süreçlerine büyük hız katar. Aynı zamanda mutabakat ve dijital arşivleme gibi süreçler de hızlanır.
- Doğaya verilen zararı azaltır: E-irsaliyeler, işletmelerin ekonomisine ve verimliliğine katkı sağlarken, aynı zamanda matbu irsaliyeler için kullanılan kağıt giderlerini de minimuma indirir. Böylece işletme daha doğa dostu hale gelir.
Türkiye’nin en gelişmiş bulut ERP yazılımı DİA ile e-irsaliye kullanmak oldukça kolay. DİA Yazılım hakkında daha fazla bilgi almak için internet sitemizdeki iletişim kanallarından bize ulaşabilirsiniz. E-irsaliye zorunluluğunuzun olup olmadığını öğrenmek için, sitemizin ana sayfasında yer alan testi uygulayabilirsiniz.
