Teknolojinin gelişmesiyle birlikte işletmelerin evrak yükünü bilgisayarlar devraldı. E-Arşiv formatı sayesinde artık dokümanlar bilgisayar ortamında hazırlanıyor. Bunun en büyük avantajı tabi ki evrakların kaybolma riski artık yok. E-Arşiv fatura olduğu gibi e-irsaliye de firmalar için zorunlu. Bu evrak sayesinde işletmeler depolarında bulunan ürünlerin stok bilgilerinde daha az hata yapıyor. Peki, bir işletme eski usul evrak oluştururken, e-irsaliye evrakı oluşturmak isterse ne yapabilir? Ya da bir başka deyişle e-irsaliye başvurusu nasıl oluyor?
E-İrsaliye başvurusu genellikle Vergi Dairesi’ne veya İnteraktif Vergi Dairesi’ne yapılmaktadır. Eski usul başvuru herkesin malumu; evraklar hazırlanır, vergi dairesine gidilir, başvuru verilir. Daha sonrasında başvuru onaylanınca sistemler aracılığıyla e-irsaliye kullanılmaya başlanılır. Ancak sistem teknolojik olunca e-irsaliye başvurusu aracı da teknoloji içerebiliyor. Bu da karşımıza Gelir İdaresi Başkanlığı’nın online başvuru platformunun yanı sıra özel entegratörleri ve doğrudan entegrasyon yöntemini çıkarıyor.
E-İrsaliyeye Nasıl Kayıt Olunur?
E-İrsaliye zorunluluğu bulunanlar için sisteme kayıtlı kullanıcı olabilmek oldukça kolaydır. Bunun için yapılması gereken adımlar oturduğunuz yerden sizi e-irsaliyeye kayıtlı bir kullanıcı yapabilir. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın portalı bu yenilik için oldukça kullanışlı ve kolay bir ara yüze sahiptir. Üstelik, yeni portal e-irsaliye başvuru süresini de oldukça kısalttı. Böylece hemen her işletme online başvuru yaparak kayıt olabilir ve kolayca işlerinde e-irsaliyeyi kullanabilir. Ayrıca bu süreçte özel entegratörler ve doğrudan entegrasyon yöntemi de öne çıkmaktadır. Böylece firmalar ihtiyaçları doğrultusunda en uygun seçimi yapabilir.
GİB Portal Üzerinden E-İrsaliye Başvurusu
GİB e-irsaliye başvurusu için gerekli birkaç belge ile başvurunuzu yapabilirsiniz. Bu noktada Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan e-irsaliye portal girişi yapmak için resmi web sitesi olan “www.gib.gov.tr” adresine gitmelisiniz. Ana sayfada bulunan menüler arasından “E-Fatura/ E-Arşiv Fatura/ E-İrsaliye” bölümüne girilmeli. Ardından, “E-İrsaliye Başvuru” veya “E-İrsaliye Kaydı” seçeneğine tıklayınca bir form karşınıza çıkacak.
E-İrsaliye başvuru formunda genellikle işletme bilgileri, vergi numarası, iletişim bilgileri gibi bilgiler istenir. Formu doldurduktan sonra “Gönder” veya “Onayla” gibi bir butona tıklanarak başvuru aşaması tamamlanır. Sistem tarafından başvurunuz incelendikten sonra onaylanması durumunda bilgisi işletmeye verilir. E-İrsaliye başvuru sorgulamasında onay alındıktan sonra e-irsaliye kullanımına başlanabilir. Ancak e-irsaliye başvuru sürecinde gereklilikler zaman zaman değişebileceği için Gelir İdaresi Başkanlığı’nın güncel talimatlarını ve yönergelerini dikkatlice takip etmeniz gerekmektedir.
Özel Entegratör Aracılığı ile E-İrsaliye Başvurusu
E-İrsaliye için başvurunuzu kendiniz değil de bir aracı ile de yapabilirsiniz. Bu noktada özel entegratörler oldukça sık kullanılan bir yöntemdir. Öyle ki mevduatta yer alan her ayrıntıyı işletme sahibi bilemeyebilir. Bu anlamda eksik bir işlem yapmış olmamak adına özel entegratör aracıları devreye girebilir. Söz konusu entegratörler Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetkilendirilmiş olmalıdır.
Süreç boyunca izlenmesi gereken adımlar oldukça basittir. Öncelikle bir özel entegratör firması seçmeniz gerekecektir. Ardından özel entegratörünüzün belirlediği başvuru prosedürünü takip ederek başvurunuzu tamamladığınız takdirde yapmanız gereken başka hiçbir şey kalmayacaktır. Firma, başvuru sonucu hakkında uygun bulunduğu başvuruyu onaylar ve gerekli işletmeyi bu konuda bilgilendirir. Bu süreçte DİA Yazılım, Türkiye’de binlerce kullanıcısına bu hizmeti sağlamaktadır. Böylece bir işletme sahibi e-irsaliyeye geçiş yapmak istediğinde DİA üzerinden e-irsaliye başvurusunu yaparak kolaylıkla e-irsaliyeye geçiş sağlayabiliyor. Siz de süreç hakkında detaylı bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
E-İrsaliye Entegrasyon (Doğrudan Entegrasyon) Yöntemi ile Geçiş
İşletmeler muhasebe veya fatura yazılım programları aracılığıyla da doğrudan e-irsaliye sistemine entegre olabilirler. Bu entegrasyon sayesinde işletmeler, mevcut yazılımları üzerinden e-irsaliye düzenleyebilir ve iletebilirler. Söz konusu yöntemle geçişin genel adımları ise aşağıdaki gibidir:
- Yazılım Seçimi: İşletmede kullanılan muhasebe veya fatura yazılımında bir e-irsaliye sorgulaması yapılmalı. E-İrsaliye entegrasyonunu desteklediğinden emin olunmalı. Mevcut yazılımınız bu özelliği desteklemiyorsa, e-irsaliye entegrasyonu sağlayan yazılım seçmeniz gerekebilir.
- Entegrasyon Sağlama: Yazılım sağlayıcınızla iletişime geçerek e-irsaliye entegrasyonunun nasıl sağlanacağını öğrenin. Genellikle yazılım sağlayıcıları, entegrasyonu sağlamak için gerekli olan teknik belgeleri ve API erişimini sağlarlar.
- Yazılım Güncellemesi veya Kurulumu: Entegrasyon için gerekli olan yazılım güncellemelerini veya kurulumlarını yapın. İlgili adım, mevcut yazılımınızın güncellenmesi veya yeni bir yazılımın kurulumunu içerebilir.
- Entegrasyon Ayarları: Entegrasyonu yapılandırın ve işletmenizin ihtiyaçlarına göre gerekli ayarları yapın. Söz konusu durum e-irsaliye düzenleme ve iletimi için gereken bilgilerin girilmesini içerir.
Yukarıda yer alan adımlar tamamlandığı takdirde e-irsaliye başvurusu tamamlanır. Ancak ilgili süreçte DİA Yazılım gibi özel entegratörlerden destek almak daha avantajlı olacaktır. Bu sayede e-irsaliyeye geçiş süreciniz sorunsuz bir şekilde tamamlanabilir. Süreç hakkında detaylı bilgi almak için aşağıda yer alan formu doldurabilirsiniz.
Önceki yazımıza https://www.eirsaliyezorunlulugu.com/e-irsaliyenin-duzenlenmesine-gerek-olmayan-durumlar/ linkinden ulaşabilirsiniz.
