İşletmeler pazarlama sürecinin bir parçası olarak veya zorunlu nedenlerle ürünlerini bir depodan farklı depoya taşıyabilirler. Bu durumda depolar arası transfer belgesi düzenlenmelidir. İşletme ihtiyaçlara cevap vermek veya farklı depolardaki stoklar arasında bir denge oluşturmak için bu işlemi yapabilir. Aynı zamanda sezonluk ürünleri doğru yerlere ulaştırma ve sipariş sürecini hızlıca karşılayabilmek adına transfer taşıma işlemi yapabilirler. İşlemde bir depoda bulunan bir ürün fiziksel olarak taşınır. Daha sonra farklı bir depoya teslimatı yapılır.
Depolar arası transfer işleminin sorunsuz yürümesi için bazı belgeler düzenlenmeli ve bazı adımlar izlenmelidir. Peki, depolar arası transfer nasıl yapılır? Lojistik süreçleri gerçekleştirirken stok değişimi, depo bilgileri, araç bilgileri ve taşıma tarihi gibi detaylara yer verilen belgeler düzenlenir. Daha sonra belirlenen plan dahilinde ürünler işletme alt yapısına göre bir depodan diğerine ulaştırılır.
Depolar Arası Transfer Nedir?
Depolar arası transfer, işletmenin belirli nedenlere bağlı olarak bir ürününü bir depodan diğerine aktarmasıdır. Bu işlemle farklı depolardaki stok seviyeleri dengelenebilir. Aynı zamanda stok hareketliliği artırılarak ürünlerin daha hızlı satılması sağlanır.
Ürünler müşteriye en yakın depoya aktarılırsa teslimat süresi kısalır ve müşteri memnuniyeti yükselir. Aynı zamanda siparişler eksiksiz şekilde teslim edilebilir. Ürünler en yakın depoya taşındıysa nakliye maliyetleri de düşer. Aynı zamanda depoda ortaya çıkacak problemler diğer depolara da aynı ürün dengeli dağıtıldığı için minimize edilebilir.
Müşteri talepleri değişmeye başladığında hızlıca işletmeniz duruma uyum sağlayabilir. Aynı zamanda transfer süreci optimize edilirse iş süreçleri hızlanır. Depolama ve taşıma kaynaklarını işletmeler verimli şekilde kullanabilir. Bu süreç aynı zamanda envanter, stok yönetimi sürecini kolaylaştırır.
Depolar Arası Transfer Sürecinde İzlenecek Adımlar
Depo yönetiminde transfer süreçleri sorunsuz olması için belirli adımların izlenmesi gerekir. Bu süreçte çeşitli nedenlerle yapılan transfer işlemlerinde bu adımları izleyerek sorunsuz bir işlem yürütebilirsiniz. Depolar arası transfer sürecinde izlenecek adımlar şöyledir:
- İlk olarak transferin yapılma nedenini belirleyin. (Stokların fazla veya eksik olması, müşteri talepleri, sezonluk ürün yer değişimi, hasarlı ürün depolama vb.)
- Daha sonra transfer edilecek malzemeleri saptayın. Ürünün adı, miktarı ve detaylı bilgilerini oluşturun.
- Ürünün götürüleceği depoyu net olarak belirleyin ve sisteme depo ekleme işlemini yapın. Birden fazla depoya gidilecekse bir yol rotası oluşturma işlemini tamamlayın.
- Transfer işlemi için gerekli olan belgeyi hazırlayın. Transfer tarihi, ürünün alınacağı ve teslim edileceği depo bilgileri, ürüne ait bilgiler (isim, miktar, birim ücret ve toplam ücret vb.), transfer nedeni ve yetkili kişilere ait imzalara mutlaka yer verin. Bu belgeyi otomasyon sistemleri üzerinden standart olarak da hazırlayabilirsiniz.
- Taşıma sürecini planlayın. İşlemi yapacak araç, personeller ve rotayı belirleyin.
- Daha sonra ürünü güvenli şekilde hedef depoya götürün. Bu süreçte ürünün fiziksel olarak zarar görmemesi için tüm önlemleri alın.
- Transfer işlemi sonunda işletmenizin ERP ve stok yönetimi sistemine kayıt edin. Bu sayede çıkış yapılan depoda stok miktarı düşerken nakliye yapılan depoda artar.
- Transfer belgesi ile birlikte diğer muhasebe belgelerini güvenli bir şekilde saklayın. Depo giriş fişi gibi belgeleri unutmayın.
Depolar Arası Transferde Otomasyon Sistemlerinin Rolü
Depo yönetiminde transfer süreci otomasyon sistemleri sayesinde daha sorunsuz ve profesyonel şekilde yürütülebilir. Transfer sürecinde otomasyon sistemlerinden yararlanırsanız transfer süreci hızlı, sorunsuz ve pratik hale gelir. Ürünlerin barkod ve RFID etiketleri otomatik olarak verildiği için verilerin girişi sırasında bir hata oluşmaz. Otomatik sistemler ile en kısa ve en uygun rotayı bir tuşla planlayabilirsiniz. Aynı zamanda transfer işlemi tamamlanınca stok güncellemesi otomatik olarak yapılır.
Depo içi koordinasyon süreci özellikle büyük ve yoğun işletmeler için zor olabilir. Bu durumda otomasyon sistemleri tekrar eden ve manuel olan işleri otomatik hale getirir. Bu koordinasyon hatalarını ortadan kaldırır. Aynı zamanda işgücü ihtiyacı ve maliyeti düşer. İşlemler daha hızlı olduğu için personeller diğer görevlere odaklanabilir.
Otomasyon sistemlerinden destek alarak yürütülen depolar arası ürün transferi sürecinde hareketler gerçek zamanlı izlenebilir. Bu şeffaflık elde etmeyi sağlar. Aynı zamanda sistemde yöneticiler transfer süreci ile ilgili tüm bilgileri her zaman inceleyebilirler. E-İrsaliyeye geçiş yapan işletmeler için irsaliye kesilmesi de otomasyonlar üzerinden otomatik yapılabilir.
Bu sistemler işletmenizin farklı ihtiyaçlarına göre optimize edilebilir. Aynı zamanda farklı depo düzenleri ve yapılarında sistemleri sorunsuz kullanabilirsiniz. Bu sistemler e-irsaliye düzenleme gibi süreçleri de otomatikleştirir.
Depolar Arası Transfer Kaydı Değişikliği ve İptali
Depo yönetimi sürecinde bir depodan başka bir depoya ürün transfer kaydında değişiklik veya iptal durumu söz konusu olabilir. Yanlış bir ürün transfer edildiyse, yanlış sayıda gönderim olduysa veya çeşitli nedenlere bağlı transfer iptal edildiyse transfer kaydında değişiklik ya da iptal görülebilir.
Depolar arası transfer kaydında değişiklik yapmak için öncelikle değişecek kaydı bulmanız gerekir. ERP veya WMS sistemi üzerinden bunu yapabilirsiniz. Transfer veya kayıt tarihi, transfer numarası veya ürün bilgileri gibi detaylarla erişim sağlayabilirsiniz. Miktar, hedeflenen depo veya ürünün kodu gibi değiştirilecek alanları belirledikten sonra değişikliği yapın. Yetkilendirme durumuna göre sistemdeki düzenlemeleri yapın. Sistemde yapılan değişiklik sonrası yetkililerin onaylamasını bekleyin. Çok büyük değişiklik veya sıklıkla gerçekleştirilen işlemlerde hatayı ortadan kaldırmak için yönetici onayı çok önemlidir. Değişiklik sonrası doğru envanter yönetimi için yeni bir transfer belgesi oluşturmayı da unutmayın.
Depolar arası transfer sürecinde iptal işlemleri başınıza gelebilir. İptalde kaydı silmeli veya iptal edildi şeklinde işaretlemelisiniz. İlk olarak iptal edeceğiniz kaydı belirleyin ve bulun. Daha sonra sistemdeki iptal sürecini yürütebilirsiniz. İptal işleminin yetkili kişiler tarafından onaylanmasını bekleyiniz. Son süreçte iptal işlemi için ayrı bir iptal kaydı oluşturun. Bu durumda transfer işlemi iptal edilecektir. Transfer işlemini iptal ederseniz e-irsaliye iptali yapmayı da unutmayın. Depolar arası transfer sürecinde profesyonel bir otomasyon sistemine ihtiyacınız varsa DİA Yazılım tarafından sunulan e-irsaliye çözümleri için göz atabilirsiniz.
Önceki yazımıza https://www.eirsaliyezorunlulugu.com/e-irsaliye-hakkinda-15-soru-15-cevap/ linkinden ulaşabilirsiniz.
