e-İrsaliye Zorunluluğunuz Var Mı?

Matbu irsaliye ile birebir aynı hukuksal zeminde bulunan e-irsaliye, özünde bir elektronik belgedir. En az üç nüsha matbu olarak düzenlenen sevk irsaliyeleri ile aynı özellikleri taşır ve sevk irsaliyelerinin yerine geçer.

E-irsaliyeler, matbu irsaliyelerle birebir aynı özelliklere ve geçerliliğe sahiptir. Birisi dijital ortamda hazırlanır ve saklanırken, diğeri kağıt olarak hazırlanır ve arşivlenir.

2021 yılı ve müteakip dönemlerde 10 milyon TL cirosu bulunan işletmeler zorunlu olarak e-irsaliyeye geçmelidir. Bunun dışında her işletme gönüllü olarak istediği zaman e-irsaliye kullanımına geçiş yapabilir.

E-faturaya geçiş yapmış her işletme e-irsaliye sistemine de dahil olabilir.

E-irsaliye, e-faturadan farklı özellikleri olan ve kullanım sebepleri farklı olan bir uygulamadır. Ancak Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden özel entegratörler aracılığıyla dijital evrak düzenlenmesi bakımından e-fatura ile benzerlik göstermektedir.

Şirket içi depolar arasında sevkiyatlar yapılıyorsa, e-irsaliyeler düzenlenebilir. Aynı şekilde düzenlenen matbu irsaliyeler de dijitale taşınabilir.

E-irsaliye ile birlikte yol denetimlerinde uygulama yönünden bir değişiklik bulunmuyor. Kontrol memurları e-irsaliye bilgilerine tabletler üzerinden ulaşabiliyorlar. Araçlara ait plaka bilgileri, şoför bilgileri gibi bilgiler e-irsaliyelerin üzerinde yer alıyor. Dolayısıyla denetimler devam edebilecek.

E-irsaliye uygulamasında alıcı taraf kabul veya kısmi kabul cevapları verebilir.

Alıcı tarafın gönderilen e-irsaliyeyi 7 gün içerisinde yanıtlamak zorundadır. Eğer bir e-irsaliye yanıtsız bırakılırsa, kabul edilmiş sayılır.

E-irsaliye sistemi kendi içerisinde kapalı bir sistemdir. Dolayısıyla bu sisteme kayıtlı olan firmalar ancak birbirlerine e-irsaliye gönderebilir. Eğer taraflardan birisi e-irsaliye sistemi içerisinde değilse, matbu irsaliye gönderimi gerekir.

E-irsaliye sistemini kullanabilmek için her iki tarafın da sisteme kayıtlı olması gerekir. E-irsaliye sistemine kayıtlı olmayan firmalar matbu irsaliye düzenlemeye devam edebilir.

Hazine ve Maliye Bakanlığına bağlı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından dönemsel olarak yayınlanan Vergi Usul Kanunu’yla işletmeler için ciro limitleri belirlenir ve bu ciro limitlerine dahil olan vergi mükellefleri, e-faturaya yasal zorunluluk dahilinde geçiş yaparlar.

Eğer iki taraf da e-irsaliye kullanıcısıysa, e-arşiv fatura yerine mutlaka e-irsaliye gönderilmelidir. Eğer alıcı taraf e-irsaliye kullanıcısı değilse, e-arşiv fatura düzenlemeye devam edilebilir.

E-irsaliye kullanabilmek için öncelikle e-fatura kullanıcısı firma pozisyonunda olmak gerekir.

Evet her ikisi için de özel entegratör kullanılabilir. Her biri için ayrı ayrı özel entegratörler kullanılabileceği gibi, aynı özel entegratör üzerinden her iki uygulama da yürütülebilir.

• E-irsaliyenin düzenlendiği tarih ve belge numarası
• Müşteri adı / soyadı, ticari unvanı, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası, işyeri adresi ve eğer farklıysa teslimat adresi
• Taşınılan ürünün bilgisi ve miktarı
• Sevk tarihi (saat ve dakika dahil)
• Ürünü taşıyan aracın plaka ve şoför bilgileri ya da kargo firmasının bilgileri
• Başkanlık sistemleri tarafından sorgulamaya ve görüntülemeye uygun karekod veya barkod

E-irsaliye belgesi iptal edilemez. Bununla beraber ürünün fiili sevkinden önce, ürünün veya alıcının hatalı olduğu tespit edilirse, alıcı taraf e-irsaliye yanıtını “ret” olarak yapabilir.

Ürünün fiili sevki öncesinde e-fatura düzenlenmişse, hazırlanacak e-irsaliyede fatura bilgilerine yer verilir. Faturanın not kısmına ise ürünün daha sonra sevk edileceği ve e-irsaliyesinin ayrıca düzenleneceği belirtilir.

Böyle durumlarda matbu irsaliye düzenlenir. Aynı zamanda sonradan da olsa e-irsaliye düzenlenmelidir. Düzenlenen matbu irsaliyenin üzerine “e-irsaliyesi ayrıca düzenlenmiştir” ibaresi yazılmalıdır.

E-irsaliye uygulamasında kayıtlı mükellefler tarafından mal ihracatı yapılması halinde, sevkiyatın başlamasından önce e-irsaliye düzenlemek zorunludur. İhracat sürecinde alıcının uygulamaya kayıtlı bir kullanıcı olmaması sebebiyle, “muhtelif müşteri” olarak e-irsaliye düzenlenmesi veya e-irsaliye yerine geçen e-fatura ya da e-arşiv fatura düzenlenmesi gerekir.

Ödemeleri kaydeden cihazlar aracılığıyla yapılan ve müşteriye e-fatura ya da e-arşiv fatura verilerek belgelendirilmiş perakende ürün ve hizmet satışlarında, satış esnasında hazırlanan bilgi fişleri, satıcı ya da satıcının yetkilisi tarafından imzalanırsa e-irsaliye yerine geçebilir.

Sevk irsaliye belgesi hazırlanırken, ürünlerin fiyatlarının belge üzerinde bulunması zorunluluğu yoktur.